Jak działa SmartNotes

Uwagi dotyczące instrukcji

Podręcznik można otworzyć z menu pomocy. Warunkiem wstępnym jest przechowywanie instrukcji na serwerze SmartNotes i określenie ścieżki przechowywania w pliku konfiguracyjnym [ SmartNotes ServerService.exe.config].

SmartNotes oferuje jednolity i przyjazny dla użytkownika interfejs, który ułatwia użytkownikowi obsługę aplikacji poprzez różne okna informacyjne i powiadomienia. Tutaj znajduje się centralny przegląd najczęściej występujących notatek i najważniejszych funkcji.

Zrzuty ekranu użyte w tej instrukcji są [prawie] wszystkie zrobione z perspektywy administratora. Jeśli wbrew oczekiwaniom niektóre funkcje nie są dostępne, warto najpierw sprawdzić przypisanie uprawnień.

• Przyciski
• Wskazówki dotyczące zapisywania
• Błędne wpisy
• Usuwanie obiektów

---

Przyciski 

Dwa przyciski „Zapisz” i „Zamknij” można znaleźć w wielu menu lub kreatorach programu SmartNotes i stanowią centralne elementy sterujące działaniem programu SmartNotes .

Wprowadzone zmiany można zapisać za pomocą przycisku „Zapisz”.

Aby wyjść z menu, można użyć przycisku „Zamknij”.

Wiele okien dialogowych służących do tworzenia, edycji i usuwania obiektów (np. Rozdziały, dokumenty, czynności dotyczące układu, walidacje, poziomy statusu, ...) ma podobną strukturę do zarządzania dokumentami przedstawionego poniżej:

Obszary tego okna dialogowego mają następujące znaczenie:

• (1) Obszar przeglądu: Przegląd dostępnych obiektów jest wyświetlany w postaci drzewa lub struktury listy.
• (2) Obszar szczegółów: Tutaj wyświetlane są szczegóły obiektu wybranego powyżej

Po prawej stronie okna dialogowego znajdują się następujące przyciski:

	Przycisk „Utwórz nowy obiekt”
	Przycisk „Edytuj wybrany wpis”	Alternatywnie możesz dwukrotnie kliknąć wybrany obiekt.
	Przycisk „Usuń wybrany obiekt”
	Przycisk „Przywróć usunięty obiekt”	Ta funkcja nie jest dostępna dla wszystkich obiektów. Obecnie funkcja przywracania jest obsługiwana tylko w przypadku dokumentów i rozdziałów.

---

Wskazówki dotyczące zapisywania

Jeśli menu SmartNotes zostanie zamknięte za pomocą przycisku "Zamknij" lub okno zostanie zamknięte pomimo wprowadzenia zmian, SmartNotes wskaże to i zapyta, czy wprowadzone zmiany powinny zostać zapisane. Można to zrobić, klikając przycisk „Tak”.

Jeśli jednak zmiany mają zostać odrzucone, na zapytanie można po prostu odpowiedzieć „Nie”.

Przycisk „Anuluj” umożliwia powrót do poprzedniego menu lub okna.

Po użyciu przycisku „Zapisz” lub potwierdzeniu monitu „Niezapisane zmiany!”, SmartNotes potwierdzi pomyślne zapisanie zieloną notatką po lewej stronie przycisku „Zapisz”.

---

Błędne wpisy

Jeśli w SmartNotes zostaną wprowadzone nieprawidłowe lub niedopuszczalne wpisy , użytkownik jest natychmiast informowany odpowiednim komunikatem, a odpowiednie pole wejściowe jest zaznaczane wykrzyknikiem.

---

Usuwanie obiektów

Usunięcie obiektu w SmartNotes , na przykład raportu lub rozdziału, zwykle musi zostać potwierdzone przez użytkownika kolejnym zapytaniem bezpieczeństwa. Dopiero po kliknięciu przycisku „Tak” dany element jest naprawdę usuwany. Proces można anulować, klikając przycisk „Nie”.

Uruchamianie i zamykanie SmartNotes

Uruchamianie SmartNotes

Aby uruchomić program, można użyć pliku startowego [„ SmartNotes .exe” w katalogu instalacyjnym] lub łącza do niego.

Podczas korzystania z logowania jednokrotnego wybór raportu SmartNotes jest uruchamiany automatycznie. Jeśli tak nie jest, zostanie otwarte okno logowania SmartNotes , w którym użytkownik może zalogować się przy użyciu swojej nazwy użytkownika i hasła. Po wprowadzeniu odpowiednich danych następuje logowanie za pomocą przycisku „Zaloguj” i uruchamianie programu SmartNotes .

Jeśli kombinacja nazwy użytkownika i hasła jest niepoprawna lub nieznana, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Jeśli pole nazwy użytkownika, hasła lub żadnego z nich nie jest wypełnione, pojawi się komunikat „Błąd połączenia”. Ponadto w masce wprowadzania obok pustych pól wejściowych wyświetlany jest wykrzyknik jako dodatkowa wskazówka.

Wybór języka oraz serwera

Podczas uruchamiania programu SmartNotes oferuje użytkownikowi możliwość wyboru języka interfejsu oraz predefiniowanego serwera, z którym klient powinien się połączyć. Od wersji 2.5 ten wybór jest zgodny z jednokrotnym logowaniem.

Aby uzyskać rozszerzony widok okna logowania, kliknij dwukrotnie na obrazek [w górnej połowie okna]. Obszar asystenta „Opcje” pojawi się wtedy automatycznie. Język i serwer docelowy można wybrać tutaj za pomocą menu rozwijanych.

Uwaga: Wybór dostępnych serwerów jest określany przez centralny plik konfiguracyjny klienta SmartNotes . Może zaistnieć potrzeba konsultacji z odpowiedzialnymi administratorami w celu zdefiniowania serwerów specyficznych dla klienta.

Zamykanie SmartNotes

Aby wyjść ze SmartNotes , otwórz menu „Plik”, a następnie wybierz element podrzędny „Wyjście”. Pytanie bezpieczeństwa, które się pojawi, musi zostać potwierdzone lub anulowane.

Alternatywnie, SmartNotes można również zamknąć za pomocą przycisku „Zamknij” w prawym górnym rogu paska programu.

Okno dialogowe Dostępne Dokumenty

Po pomyślnej rejestracji i późniejszym wyborze dokumentu otworzy się Kokpit SmartNotes z wybranym dokumentem.

Alternatywnie, powiązane zarządzanie dokumentami, zarządzanie użytkownikami lub zarządzanie przepływem pracy dla wybranego dokumentu można otworzyć bezpośrednio za pomocą paska przycisków kreatora, pod warunkiem, że zalogowany użytkownik jest do tego upoważniony. Otwierany jest tylko odpowiedni asystent administracyjny, a nie powiązany dokument. Ogólne ustawienia SmartNotes można również otwierać niezależnie od dokumentów , ale w tym momencie mają tylko dostępne globalnie zakładki [w przeciwieństwie do otwierania ustawień z dokumentu].

Blokowanie dokumentów

W oknie dialogowym „Dostępne dokumenty” użytkownik może przy odpowiednich uprawnieniach nadać blokadę całemu dokumentowi. W zablokowanych dokumentach dostępne są tylko funkcjonalności i oceny, które nie mają wpływu na aktualny stan dokumentu. [Niechciane] zmiany nie są już możliwe, na przykład nie można już importować danych, a fragmenty są dostępne tylko do odczytu.

Uwaga: nawet administratorzy tracą swoje uprawnienia w zablokowanym dokumencie. Jest to odpowiednio chronione przed wszelkimi modyfikacjami. Pliki Office w zablokowanym dokumencie nie są wyposażone w symboliczną kłódkę w kokpicie, ale nadal można je otworzyć tylko w trybie odczytu. Wszystkie funkcje SmartNotes, które powodują zmiany, są dezaktywowane.
Odniesienia do danych raportu innych niż dokumenty, tabel lub plików programu Word NIE są „zamrażane” przez blokadę dokumentu. W związku z tym zmiany w źródłach zewnętrznych wpływają również na zamknięty dokument.

Aby zablokować dokument, wybierz żądany raport w przeglądzie dostępnych dokumentów, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy, aby otworzyć menu kontekstowe. Teraz można wybrać opcję „Zablokuj dokument”, a dokument zostanie zaopatrzony w kłódkę.

Tej samej procedury można użyć do ponownego odblokowania dokumentu.

Funkcja blokowania i odblokowywania dokumentów jest teraz dostępna również w obszarze Dane podstawowe → Dokumenty .

Tagowanie Dokumentów

Aby wybór dokumentów mógł być sortowany według kryteriów innych niż rok sprawozdawczy, możliwe jest „tagowanie” dokumentów: Masz możliwość przypisania jednego lub więcej słów kluczowych („tagów”) do każdego dokumentu. Zarządzanie tagami można otworzyć za pomocą menu kontekstowego:

W zarządzaniu tagami wybrany dokument można przypisać do istniejących tagów, aktywując odpowiednie pola wyboru, a następnie je zapisując. Nowe tagi można tworzyć za pomocą przycisków do tworzenia, edycji i usuwania obiektów .

Zmiana widoku dokumentów

Podczas wyświetlania dokumentów w przeglądzie „Dostępne dokumenty” można przełączać się między czterema różnymi widokami: widokiem niezgrupowanym, widokiem pogrupowanym według lat, widokiem pogrupowanym według dnia i widokiem pogrupowanym według nazwy.

Widoki są wywoływane przez menu kontekstowe przeglądu dokumentu prawym przyciskiem myszy. Aby przełączać się między różnymi ekranami, żądany wybór można po prostu aktywować lewym przyciskiem myszy. Kiedy wychodzisz z dokumentu, ostatni ekran na liście jest zapisywany, więc przy następnym uruchomieniu SmartNotes dostępne dokumenty są wyświetlane w ten sam sposób.

Widok niezgrupowany

Na niezgrupowanej liście dokumenty są wyświetlane w porządku chronologicznym i alfabetycznym bez dalszych poziomów strukturalnych.

Widok pogrupowania wg lat

W widoku pogrupowanym według lat dokumenty są pogrupowane według roku odniesienia i uporządkowane alfabetycznie. Foldery można rozwinąć lub zwinąć, klikając lewym przyciskiem myszy znaki „+” i „-”.

Widok pogrupowania wg nazwy

W widoku pogrupowanym według nazwy dokumenty są pogrupowane tematycznie według nazw i wyświetlane w porządku chronologicznym. Foldery można rozwinąć lub zwinąć, klikając lewym przyciskiem myszy znaki „+” i „-”.

Widok grupowania wg tagów

W widoku pogrupowanym według tagów dokumenty są pogrupowane tematycznie pod swoimi tagami i wyświetlane w porządku chronologicznym. Foldery można otworzyć, klikając lewym przyciskiem myszy znaki „+” i „-”. Jeśli dokument ma kilka tagów, pojawi się we wszystkich odpowiednich folderach. Dokumenty bez tagów są wyświetlane w folderze „Dokumenty bez tagów”.

Ulubione

Dokumenty można zapisywać jako ulubione w celu szybkiego i łatwego dostępu. W tym celu prawym przyciskiem myszy otwiera się menu kontekstowe, a dokument jest dodawany do listy ulubionych, klikając lewym przyciskiem myszy pozycję „Dodaj ulubione”. Dokumenty przypisane do listy ulubionych są oznaczone złotą gwiazdką w celu identyfikacji wizualnej.

Aby wyświetlić listę ulubionych, można ją wywołać za pomocą punktu menu „Pokaż ulubione” w menu kontekstowym. Dokumenty są następnie prezentowane w porządku chronologicznym i alfabetycznym.

Jeśli dokument ma zostać usunięty z listy ulubionych, jest najpierw zaznaczany, a następnie prawym przyciskiem myszy otwiera się menu kontekstowe. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy wpisu „Usuń ulubione” powoduje usunięcie dokumentu z listy ulubionych, a złota gwiazdka przy nazwie nie jest już wyświetlana.

Kokpit SmartNotes

Kokpit SmartNotes stanowi centralny punkt pracy   i pokazuje  „w pigułce”  status dokumentu zarządzanego przez  SmartNotes  . Poszczególne linie oznaczają rozdziały i podrozdziały dokumentu, kolumny pokazują szczegółowe informacje na temat poszczególnych rozdziałów [Snippets].

Zakładki

W kokpicie można jednocześnie otworzyć kilka dokumentów. Aby to zrobić, kliknij pustą kartę, która otwiera widok dokumentu.

Kliknij dwukrotnie nazwę dokumentu, aby otworzyć wybrany dokument na następnej karcie. 
Aby zamknąć kartę, kliknij myszką X obok nazwy dokumentu. Gdy tylko pojawi się mysz, pojawi się czerwona kropka. Kliknięcie czerwonego punktu powoduje ponowne zamknięcie odpowiedniego dokumentu.

Kolumny Kokpitu

Kokpit SmartNotes udostępnia różne szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych rozdziałów i podrozdziałów w kolumnach kokpitu. W tym rozdziale przedstawiono i objaśniono zawartość poszczególnych kolumn.

• Nazwa rozdziału
• Rodzaj wypełnienia
• Status
• Zmiana statusu
• Ostatnia zmiana danych
• Walidacja
• Excel, Word i PowerPoint
• Ostatni redaktor
• Ostatni komentarz
• Załączniki
  
• Usuwanie załączników
  
• Tagi

---

Nazwa rozdziału

Struktura dokumentu otwartego dokumentu jest pokazana w kolumnie „Nazwa rozdziału”. Wszystkie utworzone rozdziały i podrozdziały są wymienione tutaj wraz z ich numeracją i oznaczeniem. 
Jeśli rozdział ma jeden lub więcej podrozdziałów, po lewej stronie nazwy pojawi się symbol „+” lub „-”, którego można użyć do pokazania lub ukrycia podrozdziałów. Alternatywnie można użyć kombinacji klawiszy „Ctrl” i „+” lub „-”.

---

Rodzaj wypełnienia

W kolumnie „Rodzaj wypełnienia” znajdują się informacje o trybie, czyli rodzaju wypełnienia dokumentów Excel utworzonych w poszczególnych rozdziałach. Tryb tabeli Excela jest automatycznie przypisywany przez SmartNotes na podstawie programowania zapisanego w tabeli Excel. Użytkownik nie może przypisać ani zmienić typu wypełnienia.

Rozróżnia się następujące rodzaje wypełnień:

• W trybie „Automatycznym” [„ automatycznym ”] arkusz kalkulacyjny Excel jest programowany tak, aby był automatycznie wypełniany z SmartNotes wartościami raportu. Wartości raportu odpowiadają pozycjom [kontom] systemu konsolidacji zaimportowanych do SmartNotes lub są łączone poprzez operacje arytmetyczne na kilku pozycjach. Ręczne zmiany wartości poszczególnych raportów powinny być dokonywane wyłącznie w formie zaokrąglenia.
• W trybie „ półautomatycznym ” tabelę Excela programuje się w taki sposób, że przynajmniej jedna wartość raportu jest wpisywana ręcznie w formularzu zaokrąglania lub w tabeli Excel. Wartości raportu obsługiwane ręcznie należy w miarę możliwości wprowadzać i edytować w formularzu zaokrąglenia Wartości raportów są automatycznie wypełniane przez SmartNotes za pośrednictwem pozycji z bazy danych.
• W trybie „ ręcznym ” tabelę Excela programuje się w taki sposób, że wszystkie wartości raportu w dokumencie Excel muszą być wpisywane ręcznie w formularzu zaokrąglania lub w tabeli Excel.Wartości raportu nie są automatycznie wypełniane pozycjami.
• Jeśli żadne programowanie nie jest zapisane w tabeli programu Excel, w kolumnie „Rodzaj wypełnienia” w tym rozdziale nic nie jest wpisywane. Tabele te są edytowane wyłącznie w samym programie Excel i nie są zarządzane przez SmartNotes. Oznacza to, że nie można ich edytować za pomocą kreatora zaokrąglania i nie jest przechowywana historia dla istniejących wartości.

---

Status

Kolumna „Status” i wyświetlany w niej wskaźnik statusu dostarczają informacji o aktualnym statusie przetwarzania odpowiedniego rozdziału dokumentu. Składa się z koloru symbolu stanu, numeru statusu i znacznika czasu [data i godzina] ostatniej zmiany. Stosowanie poziomów statusu jest powiązane z koncepcją autoryzacji SmartNotes i odwzorowuje przepływ pracy w procesie raportowania. Aby uzyskać więcej informacji, patrz „ Administracja stanem ”.

Tutaj możesz zobaczyć przykładową konfigurację wyświetlacza statusu, aby pokazać jego możliwości. Zasadniczo pokazany przepływ pracy z różnymi poziomami statusu można skonfigurować indywidualnie i z dowolną złożonością.

• Poziom stanu 1 jest oznaczony kolorem czerwonym i napisem „Zmieniony przez import”. Oznacza to, że co najmniej jedna wartość w skojarzonej tabeli [n] uległa zmianie w wyniku importu danych. Ten poziom [„Status importu”] może być ustawiany automatycznie przez SmartNotes, gdy wartość zostanie zmieniona poprzez import danych.
• Poziom statusu 2 z kolorem żółtym i napisem „W toku” wskazuje, że dokumenty biurowe rozdziału są obecnie w toku. Ten poziom statusu jest przypisywany ręcznie, jeśli dokument pakietu Office rozdziału jest nadal przetwarzany lub jest automatycznie ustawiany przez SmartNotes po ręcznych zmianach w raportowaniu danych w rozdziale o poziomie statusu 1
• Poziom statusu 3 kolorem szarym i oznaczeniem „Księgowość QA” wskazuje, że dokumenty biurowe rozdziału zostały w całości przetworzone przez  użytkownika odpowiedzialnego za utworzenie rozdziału i przekazane do zapewnienia jakości przez dział księgowości lub że właśnie zostało przeprowadzone zapewnienie jakości przez dział księgowości staje się.
• Poziom statusu 4 z kolorem czarnym i oznaczeniem „Rewizja QS” jest ustawiany, gdy zapewnienie jakości przez dział księgowości zostało zakończone i rozdział dotyczący kontroli końcowej [w tym przypadku w dziale rewizji] jest dostępny lub jest w trakcie wykonywania.
• Poziom statusu 5 z kolorem zielonym i napisem „Rozdział zamknięty” oznacza, że dany rozdział został ukończony i sprawdzony. Jeśli wszystkie rozdziały dokumentu mają status 5, ostateczna wersja dokumentu jest gotowa.

---

Zmiana statusu

Poziom statusu rozdziału może zostać zmieniony ręcznie w kokpicie przez upoważnionego użytkownika. Kliknij prawym przyciskiem myszy odpowiedni rozdział, aby otworzyć menu kontekstowe. Poziom statusu można następnie ustawić w punkcie menu „Zmień stan”.

Zmiana poszczególnych poziomów statusu jest powiązana z koncepcją autoryzacji SmartNotes, a wybór istniejących poziomów statusu zależy od roli zalogowanego użytkownika. Wszystkie poziomy statusu, których użytkownik nie może wybrać, są wyświetlane w kolorze szarym.

Na przykład użytkownicy, którzy nie mają uprawnień do zapewniania jakości rozdziałów, nie mogą ustawić ich na odpowiedni poziom statusu [w powyższym przykładzie byłyby to poziomy statusu 4 i 5].

---

Ostatnia zmiana danych

Kolumna „ostatnia zmiana danych” wskazuje godzinę [datę i godzinę] ostatniej zmiany danych w przechowywanej tabeli programu Excel. Znacznik czasu zmienia się za każdym razem, gdy plik Excel jest zapisywany [wpisany], gdy zmiany są zapisywane w formularzu zaokrąglania i gdy importowane są nowe dane.

---

Walidacja

Walidacje służą do szybkiego rejestrowania możliwych odchyleń od tych samych wartości w dokumencie. Na przykład wartość numeru pozycji z bazy danych SmartNotes można zweryfikować za pomocą sumy wartości raportu, które składają się na ten numer pozycji. Walidacje można tworzyć dla wartości w jednej tabeli programu Excel, a także między dwiema różnymi tabelami programu Excel. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz „ Zarządzanie walidacją ”.

Kolumna „Weryfikacja” pokazuje liczbę walidacji utworzonych dla każdego pojedynczego fragmentu [dolna liczba; . Ex 0/ 1 ] i jak wiele z tych otwartych walidacji [numer przodu; Np. 0/1 ].

Jeśli wszystkie walidacje rozdziału są otwarte, jest to sygnalizowane zielonym haczykiem w kolumnie walidacji. Jeśli przynajmniej jedna walidacja nie zadziała, zamiast zielonego haczyka zostanie wyświetlony czerwony wykrzyknik. Wartości raportu [materiał numeryczny] odpowiedniego dokumentu Excel [tabela] należy następnie sprawdzić i, jeśli to konieczne, skorygować ręcznie.

---

Excel, Word i PowerPoint 

Dokumenty Office przechowywane w SmartNotes dla poszczególnych rozdziałów dokumentu [pliki Excel, Word lub PowerPoint] są scharakteryzowane w kokpicie za pomocą różnych symboli i czasu ostatniej zmiany oraz wyświetlane w odpowiednich kolumnach [Excel, Word i PowerPoint] .

Przegląd poszczególnych symboli można znaleźć w poniższej tabeli:

Opis		Ikona		Znaczenie
Symbol programu Excel 2007				Dokument Excel jest przechowywany w formacie xlsx.
Symbol programu Excel 2003				Dokument Excel jest przechowywany w formacie xls.
Mały symbol programu Excel na białej kartce papieru.				Dokument programu Excel jest przechowywany, ale nie jest zarządzany przez SmartNotes.
Symbol programu Word 2007				Dokument Word jest przechowywany w formacie docx.
Symbol programu Word 2003				Dokument Word jest przechowywany w formacie doc.
Fioletowy Symbol Word				Odwołuje się do dokumentu Word.
Symbol Word brązowy				Dokument Word jest przechowywany w innym języku.
Symbol programu PowerPoint 2007				Dokument PowerPoint jest przechowywany w formacie pptx.
Symbol programu PowerPoint 2003				Dokument PowerPoint jest przechowywany w formacie ppt.
Czerwony symbol Office				Błąd w przechowywanym dokumencie. Ikona zależy od typu pliku, którego dotyczy.
Kłódka				Dokument jest obecnie edytowany przez innego użytkownika i jest zablokowany do zapisu.
Szary symbol Office				Żaden dokument Office nie jest przechowywany dla odpowiedniego rozdziału. Ikona zależy od typu pliku, ikona zależy od typu pliku.
Szary symbol Office ze znakiem zapytania				Brak upoważnienia do odczytu lub edycji dokumentu Office. Ikona zależy od typu pliku.

Jeśli dla rozdziału nie zapisano żadnego dokumentu Excel, Word lub PowerPoint, odpowiedni symbol jest wyszarzony.

---

Ostatni redaktor

W kolumnie „Ostatni redaktor” wyświetlana jest nazwa i nazwa logowania użytkownika, który jako ostatni zapisał [wpisał] jeden z powiązanych dokumentów pakietu Office.

Top of page

---

Ostatni komentarz

W kolumnie „Ostatni komentarz” wyświetlany jest ostatni zapisany przez użytkownika komentarz lub zmiany statusu rozdziału.

---

Załączniki

SmartNotes oferuje możliwość dodania dowolnej liczby załączników do poszczególnych rozdziałów. Jako załączniki można przechowywać wszystkie typy plików oraz łącza. W ustawieniach systemu można ustawić limit rozmiaru do 10 MB na plik, wartość domyślna to 3 MB. Aby dodać załącznik, najpierw wybierz żądany rozdział lewym przyciskiem myszy, a następnie otwórz menu kontekstowe prawym przyciskiem myszy. Podpunkt „Pokaż załączniki” wywołuje asystenta zarządzania załącznikami. Alternatywnie możesz dwukrotnie kliknąć kolumnę „Załączniki” odpowiedniego rozdziału.          

Zostanie otwarty kreator zarządzania i wstawiania załączników. W obszarze asystenta „Załączniki” wyświetlane są wszystkie załączniki ze szczegółowymi informacjami o ich nazwie i czasie utworzenia. Kolumny można sortować w kolejności rosnącej na podstawie zawartości kolumny, klikając lewym przyciskiem myszy odpowiedni nagłówek kolumny. Kolejnym kliknięciem myszy linie są sortowane w porządku malejącym. Kolumna, według której jest sortowana, i rodzaj sortowania są wskazywane przez trójkąt na prawej krawędzi lub w środku odpowiedniego nagłówka kolumny.

Na ogół nie jest możliwa edycja już utworzonych załączników. Jeśli na przykład ma zostać zmieniona nazwa załącznika, należy najpierw usunąć odpowiedni załącznik, a następnie utworzyć go ponownie. Po zakończeniu zarządzania załącznikami możesz wyjść z asystenta przyciskiem „Zamknij”.

Dopiero po zapisaniu zmian wszystkie wprowadzone zmiany są ostatecznie akceptowane i potwierdzane zielonym komunikatem po lewej stronie przycisku „Zapisz”.

Aby odrzucić zmiany przed zapisaniem, wystarczy zamknąć kreatora zarządzania załącznikami i odpowiedzieć na pytanie zabezpieczające „Nie”.

Utwórz nowy załącznik

Przycisk „Utwórz nowy wpis ” służy do tworzenia nowego załącznika .

W dolnym obszarze asystenta „Informacje o załączniku” można następnie przypisać nazwę tworzonemu załącznikowi i określić plik lub łącze, które jest przechowywane jako załącznik. Wprowadzenie nowej nazwy lub nowego opisu jest opcjonalne, jeśli żadna nazwa nie jest przypisana, SmartNotes automatycznie użyje nazwy pliku lub łącza. Przy nadawaniu nazwy nie ma ograniczeń co do znaków specjalnych ani minimalnej długości. Jeśli przypisana jest tylko nazwa i nie zawiera pliku ani łącza, pojawi się komunikat wskazujący na nieprawidłowy wpis.

Dołączyć plik

Przycisk „Wczytaj plik” służy do zapisania pliku [lokalnego] dla wybranego rozdziału.

Następnie otworzy się okno Eksploratora, aby wybrać plik [lokalny]. Nie ma ograniczeń co do typów plików, więc każdy plik można dołączyć jako załącznik.

Po dokonaniu wszystkich ustawień nowego załącznika można go tymczasowo zapisać za pomocą przycisku „Dodaj do listy”. Nowy załącznik jest następnie wyświetlany w przeglądzie „Załączniki” i można korzystać z dalszych funkcji asystenta.

Dołącz link

W celu zapisania linku do wybranego rozdziału służy przycisk „Wstaw link”.

Następnie otwiera się inny kreator, oferujący dwie opcje dołączenia łącza. Pierwszą opcją jest ręczne wprowadzenie adresu internetowego lub ścieżki [lokalnej] pliku w polu „URL”. Jako druga opcja, przycisk po prawej stronie pola URL może służyć do otwierania okna Eksploratora. Nie ma ograniczeń co do typów plików, więc każdy plik można dołączyć jako załącznik.

Przycisk „Wyślij” służy do potwierdzenia wprowadzonego linku lub wybranego pliku. Po dokonaniu wszystkich ustawień nowego załącznika można go tymczasowo zapisać za pomocą przycisku „Dodaj do listy”. Nowy załącznik jest następnie wyświetlany w przeglądzie „Załączniki” i można korzystać z dalszych funkcji asystenta.

---

Usuwanie załączników

Aby usunąć istniejący załącznik, można go zaznaczyć w przeglądzie i usunąć za pomocą przycisku „Usuń wybrany wpis”.

Proces usuwania należy ponownie potwierdzić w wyświetlonym pytaniu bezpieczeństwa.

---

Tagi

Przeszukiwanie Kolumn Kokpitu

Wszystkie informacje prezentowane w kokpicie można wyszukiwać pod kątem terminów zdefiniowanych przez użytkownika za pomocą funkcji wyszukiwania. Wyszukiwanie można przeprowadzić w całym kokpicie lub ograniczyć do poszczególnych kolumn.

Funkcję wyszukiwania można znaleźć w punkcie menu „Narzędzia” i można ją wywołać za pomocą podpunktu „Wyszukaj listę rozdziałów”. Alternatywnie, w kokpicie można również użyć kombinacji klawiszy „CTRL” + „F”.

Żądany termin wyszukiwania można wprowadzić w środkowym polu. SmartNotes przechowuje ostatnie terminy wyszukiwania użytkownika, dzięki czemu nie trzeba ich ręcznie wprowadzać ponownie dla tego samego wyszukiwania. Pole wyszukiwania może służyć jako menu rozwijane, które zawiera listę wszystkich wcześniej wyszukiwanych terminów, klikając strzałkę w dół po prawej stronie.

Pole wyboru „Wyszukaj wszystko”

Pole wyboru „Przeglądaj wszystko” pozwala ograniczyć zakres wyszukiwania do kolumn, które może wybrać użytkownik. Gdy tylko pole wyboru zostanie dezaktywowane, asystent rozwija się o listę wyboru zawierającą wszystkie kolumny kokpitu.

Pole wyboru „Uwzględniana wielkość liter”

Pole wyboru „Z uwzględnieniem wielkości liter” określa wyszukiwanie, wyświetlając tylko trafienia, których pisownia odpowiada kryteriom wyszukiwania.

Zacznij szukać

Dostępne są trzy różne tryby wyszukiwania, które przedstawiono poniżej:

Lista filtrów ”

Za pomocą przycisku „Lista filtrów” wynik wyszukiwania jest wyświetlany jako przefiltrowany widok kokpitu. Pojawiają się tylko te linie kokpitu, które odpowiadają kryterium wyszukiwania. Aby było jasne, że jest to oddzielny widok, kokpit jest podświetlony na żółto.

Przycisk „Kontynuuj wyszukiwanie”.

Podczas korzystania z przycisku „Znajdź więcej” SmartNotes zawsze podświetla pojedynczą linię w kokpicie niebieskim tłem, która zawiera wpis zgodny z kryteriami wyszukiwania. Kolejne kliknięcie przycisku SmartNotes przeskakuje do następnego miejsca wyniku.

Przycisk „Wyszukaj wszystko”

Po użyciu przycisku „Wyszukaj wszystko” SmartNotes podświetli wszystkie linie w kokpicie niebieskim tłem, które zawierają wpis zgodnie z kryteriami wyszukiwania.

Uwaga:  różne tryby wyszukiwania można łączyć. Na przykład można najpierw użyć „Listy filtrów”, a następnie zawęzić wynik w wyniku za pomocą funkcji „Kontynuuj” lub „Wyszukaj wszystko”.

Aby wyjść lub zresetować widok wyników, można użyć przycisku „Odśwież dokument” na pasku narzędzi.

Pokaż ukryj kolumny Kokpitu

Listę kolumn kokpitu można dostosować do indywidualnych potrzeb użytkownika, wyświetlając lub ukrywając poszczególne kolumny. Dlatego jest to ustawienie specyficzne dla użytkownika, które pozwala każdemu użytkownikowi zaprojektować swój własny kokpit SmartNotes zgodnie z własnymi wymaganiami.

Aby zmienić wyświetlane kolumny, kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę kolumny w nagłówku kolumny, aby otworzyć menu kontekstowe. Pojawi się lista wszystkich kolumn dostępnych w kokpicie. Wyświetlane kolumny są oznaczone niebieskim znacznikiem wyboru, ukryte kolumny są wyświetlane bez znacznika wyboru.

Status wyświetlania poszczególnych kolumn można zmienić, klikając lewym przyciskiem myszy. Wcześniej ukryte kolumny są wyświetlane, a poprzednio wyświetlane kolumny są ukrywane. Wyświetlacz kokpitu jest aktualizowany automatycznie.

Zmiana kolejności kolumn kokpitu

Kolejność kolumn kokpitu można dostosować metodą Drag & Drop do indywidualnych potrzeb użytkownika, dzięki czemu można stworzyć dowolną kolejność kolumn. Kliknięcie myszą „przytrzymuje” nagłówek kolumny, która ma zostać przeniesiona, i gdy lewy przycisk myszy pozostaje wciśnięty, kolumnę można przesuwać w lewo lub w prawo. Gdy wskaźnik myszy osiągnie punkt, w którym można wstawić kolumnę, pomiędzy dwiema istniejącymi kolumnami pojawi się pionowy niebieski pasek.

Gdy lewy przycisk myszy zostanie zwolniony, wybrana kolumna zostanie przeniesiona do tej pozycji.

 

Sortowanie wierszy

Kolumna, według której ma być sortowana, i typ sortowania są wskazywane przez trójkąt na prawej krawędzi nagłówka kolumny.

Oryginalne sortowanie rozdziałów na podstawie numeracji rozdziałów można przywrócić, klikając przycisk „Załaduj ponownie dokument”.

Podświetlanie wierszy

Kategoryzowanie wierszy w kokpicie - używanie tagów

SmartNotes oferuje możliwość przypisania słów kluczowych do poszczególnych rozdziałów w kokpicie, które mogą być przeglądane przez każdego użytkownika. W ten sposób można np. Ustalić osobę odpowiedzialną za dany rozdział.

• Kategoryzuj rozdział
• Przypisz tag
• Utwórz nowy tag
• Usuń tag

---

Kategoryzuj rozdział

Aby przypisać słowo kluczowe do rozdziału, najpierw wybierz żądany rozdział w kokpicie, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy, aby otworzyć menu kontekstowe. Wpis „Kategoryzuj rozdziały” wywołuje asystenta do zarządzania tagami.

Możliwy jest wielokrotny wybór rozdziałów do skategoryzowania za pomocą klawiszy CTRL lub SHIFT.

Każde słowo kluczowe można zdefiniować tylko raz w dokumencie. Jeśli tag zostanie wprowadzony dwukrotnie, nie można go zapisać i pojawi się następujący komunikat:

Asystenta można używać do tworzenia nowych tagów, a także do edycji i usuwania istniejących tagów. W przeglądzie wszystkie dotychczas utworzone tagi są wyświetlane z nazwą lub wartością i opisem.

Uwaga:  Tagi nie są używane globalnie, tj. Są dostępne tylko w dokumencie SmartNotes, w którym zostały utworzone.

Po zakończeniu zarządzania tagami kreator można zamknąć.

---

Przypisz tag

Aby przypisać słowo kluczowe do rozdziału, najpierw zaznacz je w przeglądzie, używając pola wyboru, a następnie użyj przycisku „Zapisz”, aby zaakceptować wprowadzone zmiany.

Słowa kluczowe dla rozdziału są natychmiast wyświetlane w kolumnie kokpitu „Tagi” z pomocą asystenta.

---

Utwórz nowy tag

Do stworzenia nowego tagu służy przycisk „Utwórz nowy wpis”.

W dolnym obszarze asystenta „Informacje o tagu” można wprowadzić wartość [nazwa] i opis nowego tagu. Nie ma ograniczeń co do znaków specjalnych lub minimalnej długości podczas przypisywania wartości.

Z drugiej strony opis jest wpisem opcjonalnym i służy do zapewnienia użytkownikowi lepszego przeglądu. Przy wprowadzaniu opisu nie ma ograniczeń co do znaków specjalnych czy minimalnej długości.

Utworzenie nowego słowa kluczowego należy potwierdzić przyciskiem „Zapisz”. Nowy wpis zostanie następnie dodany do przeglądu.

Edytuj tag

Aby edytować utworzony tag, po zaznaczeniu go w przeglądzie lewym przyciskiem myszy, możesz przejść do trybu edycji za pomocą przycisku „Edytuj wybrany wpis”. Alternatywnie, żądany tag można również przełączyć w tryb edycji, klikając go dwukrotnie.

---

Usuń tag

Aby usunąć istniejący tag, można go wybrać w przeglądzie i usunąć za pomocą przycisku .

W monicie potwierdzenia „Usuń tag” należy ponownie potwierdzić proces usuwania.

W zarządzaniu strukturą kategorie rozdziałów [znaczniki] mogą być wyświetlane za pośrednictwem menu kontekstowego. Do wyszukiwania słów kluczowych można użyć funkcji filtru. Jeśli pole wyboru „Ukryj niezaznaczone rozdziały” jest zaznaczone, niezaznaczone rozdziały zostaną ukryte.

Wybór wariantu struktury

Jeśli w dokumencie SmartNotes przechowywanych jest więcej niż jeden wariant struktury, w prawym górnym rogu kokpitu zostanie wyświetlone menu rozwijane z opisem „Wariant struktury”. Za pomocą tego menu można przełączać się między różnymi wariantami konstrukcji. Jeśli dla dokumentu istnieje tylko jeden wariant struktury [<default>], menu wyboru jest automatycznie ukrywane.

Aby przejść do innego wariantu konstrukcji, menu rozwijane wywoływane jest lewym przyciskiem myszy. Znajdują się tam wszystkie warianty konstrukcji utworzone dla dokumentu. Żądany wariant konstrukcji można wybrać kolejnym kliknięciem lewym przyciskiem myszy. Domyślny wariant struktury standardowej jest wyświetlany w górnej części menu rozwijanego jako <default>.

Definicja nowego wariantu konstrukcji odbywa się za pomocą „Administracji Strukturą”. Można to wywołać poprzez punkt menu „Narzędzia” i podpunkt „Zarządzanie strukturą”. Szczegółowy opis wariantów konstrukcji znajduje się w rozdziale „ Zarządzanie strukturą ”.

Wybór języka dokumentu

Jeśli w dokumencie SmartNotes przechowywany jest więcej niż jeden język, w prawym górnym rogu kokpitu zostanie wyświetlone menu rozwijane z opisem „Język dokumentu”. To menu może służyć do przełączania między różnymi językami dokumentu. Jeśli dokument jest napisany tylko w jednym języku, menu wyboru jest automatycznie ukrywane.
Aby zmienić język, kliknij lewym przyciskiem myszy, aby otworzyć menu rozwijane. Są tam wymienione wszystkie języki utworzone dla dokumentu. Żądany język można wybrać kolejnym kliknięciem lewym przyciskiem myszy.

W ustawieniach dokumentu zdefiniowano nowy język. Szczegółowy opis można znaleźć w rozdziale „ Tworzenie języków dokumentów ” .

Jeśli pliki Word są przechowywane w kilku językach dla rozdziału, wszystkie warianty językowe można otworzyć bezpośrednio z domyślnego kokpitu.

Specyfikacje w stopce kokpitu

W stopce kokpitu wyświetlane są aktualne informacje o wywołanym dokumencie. Przegląd informacji przedstawiono na poniższym rysunku.

W pierwszej komórce wyświetlany jest symbol wywołania wyjścia SmartNotes [Log]. Jest to dostępne tylko wtedy, gdy wystąpiły błędy, które zostały zarejestrowane. Bardziej szczegółowe informacje o zarejestrowanych błędach można znaleźć w dzienniku. Wyjście można otworzyć, klikając lewym przyciskiem myszy ikonę.

W drugiej komórce wyświetlana jest nazwa aktualnie zalogowanego użytkownika i jego nazwa logowania.

W trzeciej komórce czas ostatniego importu danych jest wyświetlany w formacie „DD.MM.RRRR” i „mm: hh: ss”.

Procent sprawdzania poprawności jest wyświetlany w czwartej komórce. Wskazuje aktualny procent utworzonych walidacji.

Piąta komórka wyświetla aktualnie używaną wersję pakietu Microsoft Office.

Komórki od szóstego do dziewiątego pokazują liczbę rozdziałów w raporcie biznesowym oraz liczbę przechowywanych dokumentów Excel, Word i PowerPoint.

   

Po prawej stronie stopki znajdziesz informację, czy aktualnie istnieje połączenie pomiędzy klientem SmartNotes a skojarzonym serwerem i czy jest zaszyfrowane. Jeśli umieścisz wskaźnik myszy na symbolu [Mouseover], pojawi się okno informacyjne z dodatkowymi informacjami na temat bieżącego połączenia. Dwukrotne kliknięcie symbolu otwiera wyjście SmartNotes [Log], które zawiera szczegółowe informacje o stanie serwera, konfiguracji serwera, buforowaniu i bieżącej sesji.

W ustawieniach dokumentu można utworzyć różne języki dla dokumentów zarządzanych przez SmartNotes.

Wszystkie języki już utworzone dla dokumentu i ich skróty są wyświetlane w przeglądzie języków. Po dokonaniu wyboru odpowiednie szczegóły dotyczące języka są wyświetlane w dolnym obszarze asystenta w obszarze Szczegóły języka.

Możesz wyjść z kreatora, klikając przycisk „Zamknij”.

 Utwórz nowy język - nazwę języka należy podać w szczegółach języka.

  Edytuj istniejący wpis  

Uwaga: Skrót nowego języka jest wstawiany automatycznie podczas zapisywania i zależy od wybranego formatowania [Przykład: Formatowanie = "włoski [Włochy]"; Skrót = „it”] i nie można go później dostosować. Ponadto po utworzeniu języka nie można go ponownie usunąć.

W menu rozwijanym „Format [kultura]” można wybrać formatowanie specyficzne dla kultury. Dotyczy to na przykład separatorów dziesiętnych i tysięcy. Jeśli wskaźnik myszy zostanie umieszczony na sąsiednim symbolu znaku zapytania [Mouseover], pojawi się podgląd lub wyjaśnienie wybranego formatowania.

Za pomocą przycisku „Edytuj wybrany wpis” można zmienić nazwę i formatowanie istniejącego języka, ale nie można zmienić odpowiedniego skrótu.

Pole wyboru „Zastąp wartości domyślne kultury”.

Pole wyboru „Zastąp wartości domyślne kultury” umożliwia dostosowanie ustawień domyślnych do wybranego języka. Zarówno separator grup, jak i separator dziesiętny można dowolnie definiować. Może to być szczególnie przydatne, jeśli pomimo poprawnego języka ma być używany inny format liczb. Dopasowania są również wyświetlane jako podgląd po najechaniu kursorem myszy na symbol znaku zapytania.

Zmiany należy zapisać przed opuszczeniem ustawień dokumentu za pomocą przycisku „Zapisz”. Jeśli nie zostanie to zrobione, podczas zamykania kreatora pojawi się odpowiedni komunikat. Jeśli wprowadzone zmiany mają zostać odrzucone, w tym oknie dialogowym można odpowiedzieć „Nie”. Pomyślne zapisanie jest potwierdzone zielonym tłem po lewej stronie przycisku „Zapisz”.

Jeśli dokument SmartNotes zawiera więcej niż jeden język, menu rozwijane „Język dokumentu” jest wyświetlane w prawym górnym obszarze kokpitu. To menu służy do przełączania między różnymi językami dokumentu. Jeśli dokument jest napisany tylko w jednym języku, menu wyboru jest automatycznie ukrywane.

Aby dostosować układ pliku Word, SmartNotes oferuje niestandardowe [i specyficzne dla klienta] możliwości konfiguracji. Asystenta dla tych ustawień można znaleźć w menu „Dokument” w „Ustawieniach”. Asystenta można też wywołać bezpośrednio, klikając przycisk „Ustawienia” na pasku narzędzi. Opcje dostosowywania można znaleźć w zakładce „Zaawansowane ustawienia układu”.

Dodaj bibliotekę DLL akcji niestandardowego układu

Aby włączyć bibliotekę czynności układu niestandardowego [tak zwanego „robota układu”], użyj przycisku „Dodaj bibliotekę DLL akcji układu niestandardowego”  [1] . Otworzy się okno Eksploratora, w którym można wybrać wymagany plik. Można wybrać tylko pliki typu „* .dll”. Wybrany plik włączono, klikając przycisk „Otwórz”. Operację można w każdej chwili anulować, klikając przycisk „Anuluj” lub zamykając okno.

Ustawienia języka - niezmienne

Pole wyboru „Automatycznie dopasuj tabelę do szerokości strony”

To pole wyboru umożliwia dopasowanie rozmiaru tabel w programie Word do szerokości strony [2] . Ta funkcja służy do integracji tabel jako metaplików [obraz] i nie powinna być używana w połączeniu z kolumną „autofit”.

Pole wyboru „Zastosuj makra układu do każdego wstawienia tabeli”

To pole wyboru umożliwia automatyczne zastosowanie dostępnych działań układu podczas wstawiania tabeli w programie Word [3] .

Pole wyboru „Zaznacz tabele bez optymalizacji układu”

Jeśli to pole wyboru jest aktywne, po ponownym wstawieniu tabeli z programu Excel zostanie wyświetlony komentarz i nie ma dostępnych działań dotyczących układu [4] .

Pole wyboru „Automatycznie popraw wcięcia pierwszej kolumny”

To pole wyboru pozwala na automatyczną korektę wcięć pierwszej kolumny ustawionych w Excelu, tak aby to samo wcięcie pierwszej kolumny było zawsze używane w wierszu [5] .

Pole wyboru „Wyczyść wypełnienia stołu”

Gdy to pole wyboru jest aktywne, wypełnienia tabeli w każdej komórce tabeli w programie Word są ustawiane na zero [6] .

Pole wyboru „Wyczyść odstępy przed i po akapitach w tabelach”

To pole wyboru umożliwia zerowanie odstępów między akapitami przed i za tabelą w programie Word [7] .

Pole wyboru „Ustaw wysokości wierszy w tabelach na zero”

To pole wyboru umożliwia ustawienie wysokości wierszy w tabelach w programie Word na zero [8] .

Ogólne ustawienia pliku Word

Ustawienia dla programu Word są stosowane w całym dokumencie , tj. Są ważne tylko dla bieżącego dokumentu SmartNotes . Jeśli użytkownik przełączy się na inny dokument SmartNotes , ustawienia należy zastosować oddzielnie dla tego dokumentu.

Asystenta ustawień dokumentu można znaleźć w menu „Dokument” w „Ustawieniach”. Asystenta można również wywołać za pomocą przycisku „Ustawienia” na pasku narzędzi. Ustawienia dokumentu Word można znaleźć w zakładce „Ustawienia programu Word”.

Odpowiednie ustawienia programu Word są pokazane w  „Ustawieniach zależnych od języka” [1] . Poniżej opisano szczegółowo różne ustawienia w tej grupie.

Ustawienia zależne od języka

Po prawej stronie nagłówka „Ustawienia zależne od języka” znajduje się aktualna specyfikacja języka w nawiasach [np. „[Angielski]”]. Jest to wersja językowa aktualnie używana w SmartNotes Cockpit i jest przypisana odpowiednio do aktualnie używanego języka dokumentu. Ustawienia zależne od języka są stosowane indywidualnie dla każdego języka dokumentu. Jeśli użytkownik chce zastosować zmiany w innym języku, należy najpierw zmienić bieżący język dokumentu.

Wzorzec układu Word

Ustawienia formatu programu Word są zależne od języka. Dla każdego języka należy zdefiniować szablon formatu. Jeśli żaden szablon stylu nie został jeszcze zapisany, dostępny jest tylko przycisk „ Dodaj wzorzec układu Word ”. Przyciski „ Usuń wzorzec układu słów (2) ” i „ Edytuj wzorzec układu słowa (3) ” są dostępne, jeśli arkusz stylów został już zapisany.

Pole wyboru „Wpisz słowo wymaga komentarza użytkownika”

Pole wyboru „ Wpisz słowo wymaga komentarza użytkownika (4) ” gwarantuje, że komentarz zostanie dodany podczas wpisywania pliku Worda.

Pole wyboru „Zezwalaj na komentarze w plikach Word chronionych przed zapisem”

Podczas zamykania plików pakietu Office tylko do odczytu można teraz wprowadzić opcjonalny komentarz. Gdy pole wyboru „ Zezwalaj na komentarze w plikach programu Word chronionych przed zapisem (5) ” jest zaznaczone, okno komentarza pojawia się podczas zamykania chronionego przed zapisem fragmentu programu Word. Po kliknięciu przycisku „Tak” otwiera się okno Wpisz, w którym można wpisać komentarz w polu wejściowym.

Ten komentarz, tak samo jak komentarz Wpisz, jest wyświetlany w historii.

Pole wyboru „Usuwanie słów wymaga komentarza użytkownika”

Podczas usuwania pliku Word użytkownik musi zostawić komentarz.

 Menu rozwijane „Format tabeli Excel”

Tabele programu Excel połączone z plikami programu Word można wstawiać do pliku programu Word jako „Tabela RTF”, „Metaplik [jako obraz]”, „Mapa bitowa”, „Tabela HTML” lub „Tabela programu Excel [obiekt OLE]”  [7] .

Mapy bitowe i metapliki [jako obrazy] reprezentują obszar wyjściowy [tabela] jako obraz. Zaletą jest to, że formatowanie komórek jest kopiowane 1: 1 poprzez obraz do dokumentu wynikowego. Wadą jest to, że obrazów nie można już zmieniać i dlatego nie można ich porównywać. Ponadto wydrukowany obraz tabel jest niskiej jakości. Zmiany w dwóch tabelach należy przeanalizować ręcznie.

Zaletą formatu HTML tabeli Excel jest to, że tabele można edytować i automatycznie porównywać ze sobą, nawet po ich wstawieniu. W ten sposób zmiany są łatwiejsze do zidentyfikowania. Co więcej, drukowany obraz ma bardzo wysoką jakość przy tym ustawieniu.

Pole wyboru „Kopiuj style do wszystkich rozdziałów”

To pole wyboru umożliwia użytkownikowi rozwinięcie zdefiniowanych szablonów formatów do wszystkich plików Worda, czyli we wszystkich rozdziałach, a tym samym zastosowanie ich w całym dokumencie [8] .

Pole wyboru „Włącz nagłówki kontrolowane przez SmartNotes ”

To pole wyboru zapewnia, że nagłówki i stopki są dziedziczone po podziale sekcji [tj. Przekazane dalej] do następnego fragmentu kodu, jeśli nie definiuje to własnego nagłówka ani stopki [9] .

Ustawienia wartości tekstu

Kliknięcie przycisku „Ustawienia wartości tekstu” powoduje otwarcie asystenta „Ustawienia wartości tekstu słowa” [10] . W tym miejscu można zdefiniować specyficzne dla języka prefiksy i postfiksy dla wartości procentowych, waluty, waluty w tysiącach, walucie w milionach i waluty w miliardach, użytych w tekście. Wartości te są następnie automatycznie rozszerzane o odpowiedni przedrostek lub przyrostek w tekście.

Wszystkie istniejące teksty są aktualizowane automatycznie po zmianie ustawień wartości tekstowych.

Preferowane zachowanie podczas odświeżania tabeli

Przycisk opcji „Wstaw tabelę przy każdym wyrejestrowaniu (12)” umożliwia ponowne wstawianie tabel programu Excel połączonych z plikami programu Word przy każdym pobieraniu. Nowe wstawienie jest również wykonywane, jeśli nie wprowadzono żadnych zmian we wstawionej tabeli.

Przycisk opcji „Wstaw tabelę przy zmianie danych (13)” umożliwia wstawianie tabel programu Excel połączonych z plikami programu Word podczas pobierania tylko wtedy, gdy ostatnia zmiana pliku Excel była późniejsza niż ostatnia zmiana pliku Word. Tabela pozostaje nietknięta w programie Word do czasu ponownej zmiany pliku źródłowego.

Ustawienia dokumentu Excel można znaleźć na karcie „Ustawienia programu Excel”.

Odpowiednie ustawienia programu Excel są podzielone na dwa obszary: „Ustawienia niezależne od języka (1) ” i „Ustawienia zależne od języka (2) ”. Poszczególne opcje ustawień obu obszarów tematycznych zostały szczegółowo wyjaśnione w następnych rozdziałach.

Odróżnij dokładne od zaokrąglonych zer

Pole wyboru „Odróżnij dokładne od zaokrąglonych wartości zerowych” pozwala odróżnić „fałszywe zero”, tj. Zaokrągloną liczbę do zera, od „prawdziwego zera” (0). Aby to zrobić, niewielka wartość (10 ^ -6) jest dodawana do „fałszywego zera”, a rzeczywiste zera pozostają zerowe. Na przykład formatowanie „#. ## 0; - #. ## 0; -” spowoduje wyświetlenie „0” dla fałszywych zer i myślnika „-” dla rzeczywistych zer.

Ustawienia niezależne od języka

Ustawienia niezależne od języka nie są specyficzne dla języka, ale są tworzone niezależnie od bieżącego języka dokumentu i stosowane do wszystkich języków dokumentu SmartNotes.

Dodaj szablon formatu Excel / Edytuj szablon formatu Excel

Dzięki ustawieniom niezależnym od języka można zapisać szablon formatu Excel dla plików Excel używanych w dokumencie SmartNotes za pomocą przycisku „Dodaj szablon formatu Excel” (3) . Za pomocą przycisku „Edytuj arkusz stylów programu Excel” można bezpośrednio edytować zapisany arkusz stylów programu Excel (4) .

Pole wyboru „Wymuś komentarz w programie Excel CheckIn"

Pole wyboru „Wymuś komentarz do wpisu w programie Excel” zapewnia, że podczas wpisywania do pliku Excela należy wprowadzić komentarz (5) .

Pole wyboru „Zezwalaj na komentarze w plikach Excel chronionych przed zapisem”.

Aktywując pole wyboru „Zezwalaj na komentarze do plików Excel chronionych przed zapisem”, dokumenty Office mogą być komentowane pomimo uprawnienia do odczytu (6) . Podczas zamykania dokumentu chronionego przed zapisem pojawia się okno podobne do okna CheckIn, w którym użytkownik ma możliwość wpisania komentarza. Jest to wyświetlane w rozdziale Historia.

Pole wyboru „Usuń program Excel wymaga komentarza użytkownika”.

Pole wyboru „Usuń Excel” wymaga komentarza użytkownika, który musi być wpisany przy usuwaniu pliku Excel (7) .

Format wyjściowy

„Format wyjściowy” tabel programu Excel dokumentu można zdefiniować centralnie [np. Do miliona (8) . Odchylenia od centralnego formatu wyjściowego można ustawić podczas wpisywania pliku Excel. Pliki programu Excel, które zostały sformatowane przed ustawieniem centralnego formatu liczb, zachowują swój oryginalny format.

Formatowanie liczb

„Formatowanie liczb” służy do definiowania domyślnego formatowania wartości w arkuszach kalkulacyjnych programu Excel oraz liczby miejsc dziesiętnych używanych przez program SmartNotes do obliczania (9) . Kliknięcie lewym przyciskiem myszy w polu wprowadzania otwiera kreatora formatowania liczb, który oferuje również funkcję podglądu. Format wpisu odpowiada ręcznemu dostosowaniu formatu w programie Excel:

• #, 0 Liczba z separatorem tysięcy i bez miejsca dziesiętnego
• #, 0. # liczba z separatorem tysięcy i jednym miejscem po przecinku
• #, 0. ## Liczba z separatorem tysięcy i dwoma miejscami po przecinku

Zresetuj dane wyjściowe i format liczb

Zdefiniowane przez użytkownika formaty wyjściowe i liczbowe można elastycznie zresetować w dowolnym momencie dla żądanych rozdziałów. W tym celu w kokpicie wybiera się rozdział, w którym mają zostać zresetowane formaty wyjściowe i liczbowe, a menu kontekstowe jest wywoływane prawym przyciskiem myszy w wybranym rozdziale. Nie powoduje to zresetowania formatu wyjściowego i liczbowego pliku Excel, a jedynie indywidualnie zdefiniowane formaty wyjściowe i liczbowe na poziomie danych raportu, jeśli różnią się one od formatowania pliku Excel.

Oprócz możliwości resetowania formatów wyjściowych i liczbowych na poziomie rozdziału, możliwe jest również resetowanie całości na poziomie dokumentu dla całego dokumentu. Kreator resetowania formatów wyjściowych i liczbowych można znaleźć w pozycji menu „Dokument” i można do niego uzyskać dostęp za pomocą podpunktu „Ustawienia”. Globalne ustawienia programu Excel można znaleźć w zakładce „Ustawienia programu Excel”. Przycisk „Resetuj dane wyjściowe i format liczbowy dla danych raportu” może być następnie użyty do zresetowania wszystkich formatów wyjściowych i liczbowych dla dokumentu.

Ustawienia programu Excel dotyczą całego dokumentu, tj. Dotyczą tylko bieżącego dokumentu SmartNotes. Jeśli pożądane są zmiany w innym dokumencie SmartNotes, ustawienia te należy ponownie dostosować w następnym dokumencie.

% zaokrąglenia z zastrzeżeniem adnotacji

Można określić wartość, od której należy komentować zaokrąglanie w procentach.

Zaokrąglanie abs wymagające komentarzy

Można określić wartość, na podstawie której należy skomentować bezwzględne zaokrąglenie.
W aktualnej wersji programu SmartNotes wartości niecałkowite są również dozwolone w celu obowiązkowego komentowania zaokrąglania bezwzględnego.

Pole wyboru „Zastosuj obszary układu przy kasie”.

Pole wyboru „Zastosuj obszary układu do pobrania” zapewnia, że obszary układu [Działania układu] zdefiniowane w arkuszu stylów są automatycznie stosowane do dokumentów programu Excel, w których mają być używane przy każdym pobraniu. Należy zauważyć, że użycie akcji układu może wymagać dużej wydajności za każdym razem, gdy pliki programu Excel są pobierane.

Pole wyboru „Odróżnij dokładne od zaokrąglonych wartości zerowych”.

Pole wyboru „Odróżnij dokładne od zaokrąglonych wartości zerowych” zapewnia, że wartości zerowe nie są wyświetlane jako „0”, ale z ich dokładną wartością w programie Excel po aktywacji.

Pole wyboru „Zezwalaj na rozszerzone programowanie w Excelu”.

Pole wyboru „Zezwól na rozszerzone programowanie w Excelu” udostępnia w kolumnie programowania następujące funkcje [lista jest tworzona przy pomocy przykładowych kont]:

• Debet (4711; 4712): wartości kont 4711 + 4712 są uwzględniane w sumie, jeśli są dodatnie.
  
• Mieć (4711): kolumna wartości zawiera wartość tylko wtedy, gdy jest ujemna.

Pole wyboru „Automatycznie stosuj formaty Excela za pomocą LAR”.

Za pomocą pola wyboru „Zastosuj formaty Excel automatycznie za pomocą LAR” akcję układu można połączyć z określonym szablonem formatu komórki. Akcję układu można wstawić w programie Excel za pośrednictwem karty SmartNotes.

Aby utworzyć łącze, arkusz stylów i akcja układu muszą mieć tę samą nazwę.

SmartNotes podaje pięć różnych nazw działań dotyczących układu: W przypadku sumy nazwą działania układu jest „łącznie”; „Suma częściowa” oznacza sumę częściową; „nagłówek” oznacza nagłówek; „stopka” opisuje stopkę, a „wyróżnienie” oznacza wyróżnienie.

Arkusze stylów muszą być nazwane zgodnie z tymi nazwami, aby można je było zastosować automatycznie. Dlatego styl sumy musi być „całkowity”. Styl można zdefiniować za pomocą zakładki „Start”, w której znajduje się pole Styl komórki i można wstawić nowy styl.

Jeśli pole wyboru jest aktywne, szablon tabeli jest automatycznie przyjmowany dla każdej czynności układu formularza Suma [w przykładzie].

Pole wejściowe „Formaty liczb dla kolumny procentowej”.

W polu wejściowym „Formaty liczb dla kolumny procentowej” można określić format kolumny procentowej. Kliknij pole wprowadzania, aby otworzyć okno „Ustawienia kolumn procentowych”. Tutaj można zdefiniować, ile liczb całkowitych [liczb przed przecinkiem], miejsc dziesiętnych [liczb po przecinku] i zer obciętych [zer po przecinku] ma być wyświetlanych. Ponadto można dodać separatory tysięcy i symbol procentu.

Ustawienie do obliczania procentów

W „Ustawieniach dla obliczania wartości procentowych” można ustawić, czy wartości procentowe mają być obliczane na podstawie wartości zaokrąglonych, czy dokładnych. Można również określić, który tekst powinien być wyświetlany dla wartości większych lub mniejszych od określonej wartości progowej lub dla dzielenia przez zero. [ Określ dokładną kolumnę ]

Dokładna kolumna jest opcjonalna . Przedstawia dokładną wartość żądanej wartości importowanej. Można to ustawić elastycznie po wybraniu żądanej kolumny za pomocą wstążki SmartNotes.

Pod względem treści odzwierciedla dokładną wartość odpowiedniego rekordu danych. W podanym przykładzie dokładna wartość wartości 1 dla bieżącego okresu.

Aby kolumna Dokładna była widoczna również w kreatorze zaokrągleń, najpierw muszą zostać wyświetlone informacje z poczty danych. Kolumna exac pojawi się wtedy bezpośrednio w kreatorze zaokrąglania. Wyświetlane są zarówno dokładne zaimportowane wartości, jak i dokładne sumy. Ponieważ te wartości są wartościami zaimportowanymi z poprzednich systemów, ręczne korekty i zmiany w tej kolumnie nie są możliwe.

Po ponownym załadowaniu danych o tych samych pozycjach z poprzedniego systemu, zmianę wartości w stosunku do pierwszego importu można podejrzeć w kolumnie „Stara wartość” w asystencie zaokrąglania. Informacje o pliku dla kolumny Dokładne można elastycznie ukryć w formularzu zaokrąglania za pomocą przycisku ,, Pokaż / ukryj szczegóły ".
Kolejne kolumny SmartNotes są wykonywane, jak można wstawić kolumnę odchylenia procentowego do plików Excel.

Ustawienia zależne od języka

Nagłówek „Ustawienia zależne od języka” zawiera dodatek językowy w nawiasach [np. „[Angielski]”]. Reprezentuje wersję językową aktualnie używaną w SmartNotes Cockpit i jest przypisywana w zależności od używanego języka dokumentu. Dlatego ustawienia zależne od języka można wprowadzić indywidualnie dla każdego języka dokumentu. Jeśli ustawienia mają być wykonane dla innego języka, należy najpierw zmienić aktualny język dokumentu.

Przycisk „Ustawienia przetwarzania programu Excel

Może to służyć do zarządzania makrami programu Excel. Makra programu Excel to funkcje przechowywane w programie Excel, które są wykonywane podczas określonych zdarzeń. Pola wejściowe mogą służyć do adresowania ich według ich nazw. W SmartNotes są wstępnie zdefiniowane trzy zdarzenia:

„OnProcessing” oznacza, że funkcja jest wykonywana po wpisaniu na liście „Wykonaj edycję w programie Excel”.

„OnOpen” oznacza, że funkcja jest wykonywana po otwarciu pliku Excel [w tym przykładzie].

„OnCheckin” oznacza, że funkcja zostanie wykonana po wpisaniu pliku Excel.

Która funkcja ma zostać wykonana, musi być zdefiniowana w linii wejściowej.

W programie Excel ustawienia makr można wprowadzić za pomocą przycisku Visual Basic.

Teraz można tutaj zdefiniować funkcję. Nazwa funkcji musi być identyczna z nazwą zapisaną w polu wejściowym.

W tym przykładzie nazwa funkcji to „example_onOpen ()” i zwraca aktualny czas sesji.

Ustawienia skrótów

Dzięki ustawieniom zależnym od języka można zdefiniować skróty jednostek dla plików Excel używanych w dokumencie SmartNotes za pomocą przycisku „Ustawienia skrótów”. Otworzy się kreator, w którym można dowolnie definiować skróty.

Formatuj szablony dla plików Excela

Większość tabel w raporcie można wyprowadzić z czterech do pięciu różnych podstawowych struktur. Dlatego SmartNotes zapewnia łatwy sposób rozmieszczenia tych podstawowych struktur w arkuszu stylów, a następnie udostępnienia ich w raporcie. To dodatkowo zapewnia, że wszystkie tabele raportu mają jednolity format i układ.

Po utworzeniu formatu v Szablon jest również dostępny w dokumencie, gdy dokument jest aktualizowany.

Zalecamy centralne zdefiniowanie następujących właściwości w tabelach szablonów:

• Kolory tła
• Rodzaj, rozmiar i kolor czcionki
• formatowanie liczb
• rama stołu
• Styl znaków [np. Pogrubienie, kursywa]
• szerokości kolumn
• wysokości rzędów

Dodaj styl

Aby utworzyć lub dodać arkusz stylów programu Excel, użyj przycisku „Dodaj arkusz stylów programu Excel” w ustawieniach dokumentu SmartNotes dla programu Excel. Spowoduje to otwarcie okna Eksploratora Windows, w którym istniejący arkusz stylów programu Excel [np. Dokument Excel z pożądanym wzorem korporacyjnym] lub poprzednio zapisany dokument Excel, który ma zostać dostosowany i użyty jako [przyszły] szablon, można zapisać jako arkusz stylów.

Pomyślne dodanie stylu potwierdza okno dialogowe „Sukces”.

Edytuj arkusz stylów

Aby edytować arkusz stylów programu Excel, należy użyć przycisku „Edytuj arkusz stylów programu Excel” w ustawieniach dokumentu SmartNotes dla programu Excel. Spowoduje to otwarcie zapisanego arkusza stylów w programie Excel i można go następnie edytować.

Usuń arkusz stylów

Aby usunąć arkusz stylów Excel, użyj przycisku „Usuń arkusz stylów Excel” w ustawieniach dokumentu. Pojawia się tylko wtedy, gdy arkusz stylów Excel został już zapisany i tym samym zastępuje oryginalny przycisk „Dodaj arkusz stylów Excel”.

Ustawienia ogólne pliku PowerPoint

Ogólne wskazówki i ustawienia dotyczące plików PowerPoint w SmartNotes można określić w Ustawieniach dokumentu.

Porada:  Ustawienia programu PowerPoint dotyczą całego dokumentu, tzn. Dotyczą tylko bieżącego dokumentu SmartNotes . Jeśli użytkownik przełączy się na inny dokument SmartNotes , ustawienia dla tego dokumentu należy wprowadzić oddzielnie.

Asystenta ustawień dokumentu można znaleźć w menu „Dokument” w sekcji „Ustawienia”. Alternatywnie można użyć przycisku „Ustawienia” na pasku narzędzi. Ustawienia dokumentu PowerPoint znajdują się w zakładce „Ustawienia PowerPoint”.

Opuść asystenta, klikając przycisk „Zamknij”.

Ustawienia programu PowerPoint są zależne od języka, tzn. Muszą być stosowane indywidualnie dla każdego języka [ Rysunek 745 [1]]. Nazwa języka [na przykład „[Deutsch]”] jest dodawana do nagłówka „Ustawienia zależne od języka”. To reprezentuje wersję językową aktualnie używaną w SmartNotes i zależy od języka dokumentu. Jeśli użytkownik chce zastosować ustawienia dla innego języka, musi zmienić aktualny język dokumentu.

Dodaj wzorzec formatu PowerPoint / Edytuj wzorzec formatu PowerPoint

Szablon formatu PowerPoint można określić dla plików PowerPoint używanych w dokumencie SmartNotes , klikając przycisk „Dodaj wzorzec formatu PowerPoint” [ Rysunek 745 [2]]. Klikając przycisk „Edit PowerPoint Format Master” można edytować zapisany szablon formatu PowerPoint [ Rysunek 745 [3]].

Pole wyboru „Zaewidencjonowanie programu PowerPoint wymaga komentarza użytkownika”

To pole wyboru zapewnia, że komentarz zostanie dodany podczas sprawdzania w pliku PowerPoint [ Rysunek 745 [4]].

Pole wyboru „Zezwalaj na komentarze do plików PowerPoint chronionych przed zapisem”

Podczas zamykania plików pakietu Office tylko do odczytu można teraz wprowadzić opcjonalny komentarz. Gdy pole wyboru „Zezwalaj na komentarze w plikach PowerPoint chronionych przed zapisem” jest zaznaczone [ Rysunek 745 [5]], okno komentarza pojawia się podczas zamykania chronionego przed zapisem fragmentu programu PowerPoint. Po kliknięciu przycisku „Tak” otwiera się okno Wpisz, w którym można wpisać komentarz w polu wejściowym [ Rysunek 658 ].

Ten komentarz, tak samo jak komentarz Wpisz, jest wyświetlany w „Historii”.

Pole wyboru „Usuwanie programu PowerPoint wymaga komentarza użytkownika”

Podczas usuwania pliku PowerPoint użytkownik musi zostawić komentarz.

Format tabeli Excel

Tabele Excela, osadzone w plikach PowerPoint, mogą być tam wstawiane jako metapliki [obrazy], mapy bitowe lub tabele Excela [obiekt OLE] [ Rysunek 745 [7]].

Pole wyboru „Zapisz skalowanie wstawionych tabel”

To pole wyboru umożliwia zachowanie zmian w rozmiarze i położeniu tabel w programie PowerPoint podczas ich aktualizacji [ Rysunek 745 [8]].

Pole wyboru „Kopiuj slajdy wzorcowe do wszystkich rozdziałów”

To pole wyboru umożliwia automatyczne użycie wzorca slajdów dla wszystkich rozdziałów dokumentu SmartNotes [ Rysunek 745 [9]].

Szablony formatów dla plików PowerPoint

W SmartNotes można określić szablon formatu PowerPoint w dokumencie dla każdego języka, aby uzyskać spójny format prezentacji. Umożliwia to wzorzec slajdów programu PowerPoint. Nie ma żadnych szczególnych ograniczeń, których należy przestrzegać.

Dodaj szablon formatu

Aby utworzyć lub dodać szablon formatu PowerPoint, użyj przycisku „Dodaj wzorzec formatu PowerPoint” w ustawieniach dokumentu SmartNotes dla programu PowerPoint.

Otworzy się okno Eksploratora, w którym można zapisać szablon formatu PowerPoint [na przykład plik PowerPoint z wymaganym wzorem korporacyjnym] lub istniejący plik PowerPoint [dostosowany do wykorzystania jako szablon formatu].

Pomyślne dodanie szablonu formatu potwierdza okno dialogowe „Sukces”.

Aby użyć szablonu formatu dla wszystkich plików PowerPoint w dokumencie SmartNotes , w ustawieniach SmartNotes dla PowerPoint należy aktywować opcję „Kopiuj slajdy wzorcowe do wszystkich rozdziałów” .

Edytuj szablon formatu

Aby edytować szablon formatu PowerPoint, użyj przycisku „Edytuj wzorzec formatu PowerPoint” w ustawieniach dokumentu SmartNotes dla PowerPoint. Spowoduje to otwarcie zapisanego szablonu formatu do edycji w programie PowerPoint.

Wstępne ustawienia stylów PowerPoint są tworzone we wzorcu slajdów PowerPoint; nie ma specjalnych ograniczeń podczas tworzenia szablonu formatu. Wszystkie funkcje programu PowerPoint Master są obsługiwane przez SmartNotes .

Usuń szablon formatu

Aby usunąć szablon formatu PowerPoint, użyj przycisku „Usuń wzorzec formatu PowerPoint” w ustawieniach dokumentu. Przycisk pojawia się tylko wtedy, gdy szablon formatu PowerPoint został wcześniej dodany [i tym samym zastępuje początkowy przycisk „Dodaj wzorzec formatu PowerPoint”].

W następnych podrozdziałach wyjaśniono różne opcje zarządzania użytkownikami. 

• Centrum użytkownika
• Administracja grupą
• Koncepcja roli 
• Administracja hasłami
  

Centrum użytkownika

W programie SmartNotes można utworzyć dowolną liczbę użytkowników, zarządzać nimi i przypisywać im uprawnienia, w zależności od wybranej licencji. Asystenta do zarządzania użytkownikami SmartNotes można znaleźć w punkcie menu „Użytkownik” i można go wywołać za pomocą podpunktu „Zarządzanie użytkownikami”. Alternatywnie można użyć przycisku „Administracja użytkownikami” na pasku narzędzi. Dostęp do administracji użytkowników można również uzyskać z przeglądu raportu, który otwiera się automatycznie po uruchomieniu programu SmartNotes. Zobacz rozdział „ Okno dialogowe dostępnych dokumentów ”.

Administrację użytkownikami można znaleźć w kreatorze w zakładce „Centrum użytkownika”.

Kreator może służyć do tworzenia nowych użytkowników oraz do edycji i usuwania istniejących użytkowników. Wszyscy dotychczas utworzeni użytkownicy SmartNotes są wyświetlani wraz z ich nazwami w przeglądzie użytkowników. Po wybraniu użytkownika przegląd „Członek grupy…” pokazuje grupy, których członkiem jest użytkownik. Ponadto dalsze szczegółowe informacje o wybranym użytkowniku są wyświetlane pod „Informacje o użytkowniku” w dolnym obszarze asystenta.

Przycisk „Zapisz” służy do ostatecznego zapisania dokonanych zmian. Tymczasowe wpisy na listach pojawiają się wtedy w przeglądach na czarno, a zapis jest dodatkowo potwierdzany notatką.

Po zakończeniu zarządzania użytkownikami asystenta można zamknąć, klikając przycisk „Zamknij”.

Utwórz nowego użytkownika 

 Przycisk „ Utwórz nowego użytkownika ” służy do tworzenia nowego użytkownika.

W obszarze asystenta „Przypisani użytkownicy ...” po lewej stronie nazw istniejących grup użytkowników pojawia się pole wyboru. Można to wykorzystać do wybrania grup użytkowników, do których powinien należeć nowy użytkownik.

W dolnym obszarze asystenta „Dane użytkownika” można wprowadzić nazwę użytkownika, adres e-mail, dział oraz imię i nazwisko nowego użytkownika. Nazwa użytkownika jest obowiązkowym wpisem, jeśli nie jest przypisana, obok pola tekstowego pojawi się odpowiedni komunikat. Przy nadawaniu imienia apostrof ['] nie może być jedynym znakiem. Ponadto nazwa musi składać się z co najmniej trzech znaków.

Pole wyboru „Utwórz użytkownika logowania jednokrotnego [bez hasła]”

Pole wyboru „Utwórz użytkownika SSO [bez hasła]” umożliwia utworzenie użytkownika jako użytkownika jednokrotnego logowania. Oznacza to, że po uruchomieniu programu SmartNotes oddzielne logowanie z nazwą użytkownika i hasłem nie jest konieczne, ale logowanie odbywa się automatycznie za pomocą identyfikatora Windows. Aby móc korzystać z loginu SSO, należy go wyraźnie aktywować na serwerze.

Uwaga:   podczas tworzenia użytkownika SSO nazwa domeny i identyfikator Windows muszą stanowić część nazwy użytkownika i być oddzielone znakiem „\”. Przykład: „Domain \ Max.Mustermann”.

Pole wyboru „Dostęp wyłączony”

Pole wyboru „Dostęp wyłączony” umożliwia [tymczasowe] wyłączenie konta użytkownika. Użytkownik, którego dotyczy problem, nie może już zalogować się do SmartNotes.

Uwaga:   Dezaktywacja dostępu użytkownika ma wpływ na liczbę używanych licencji. Za licencję uważa się tylko aktywne konto użytkownika.

Aby tymczasowo dodać nowego użytkownika do przeglądu użytkowników, kliknij przegląd użytkowników i potwierdź wyświetlone okno dialogowe „Zapisz”. Alternatywnie można bezpośrednio użyć przycisku „Dodaj do listy”. Nowy użytkownik pojawia się wtedy jako nowy wpis w przeglądzie użytkowników.

Skopiuj użytkownika

Istniejący użytkownik może służyć jako szablon do tworzenia nowego użytkownika. Użytkownik, który ma być użyty jako szablon jest zaznaczony lewym przyciskiem myszy, a właściwości i uprawnienia są kopiowane za pomocą przycisku „ Kopiuj zaznaczenie ”przycisk. Następnie postępuj zgodnie z opisem w rozdziale „ Tworzenie nowego użytkownika ”.

Edytuj użytkownika

Aby edytować właściwości już utworzonego użytkownika, zaznacz tego użytkownika w przeglądzie użytkowników lewym przyciskiem myszy i przejdź do trybu edycji poprzez " Edytuj wybrany wpis "przycisk. Alternatywnie, żądanego użytkownika można również przełączyć w tryb edycji, klikając dwukrotnie.

Następnie przypisania do grup można zmienić w obszarze „Członek grupy…” za pomocą wyświetlonych pól wyboru. W obszarze asystenta „Informacje o użytkowniku” możesz również zmienić adres e-mail oraz imię i nazwisko użytkownika. Ze względów bezpieczeństwa zmiana nazwy użytkownika możliwa jest tylko w połączeniu ze zmianą, czyli zresetowaniem hasła. Dlatego pole tekstowe jest obecnie nadal wyszarzone.

Przycisk „Resetuj hasło”

Przycisk „ Resetuj hasło (1) ” resetuje hasło użytkownika, co musi zostać potwierdzone kolejnym monitem bezpieczeństwa. Dodatkowo pole tekstowe dla nazwy użytkownika jest aktywowane i można je zmienić. Następnie użytkownik, którego dotyczy problem, zostanie poproszony o przypisanie nowego hasła przy następnym logowaniu.

 

Przycisk „Kopiuj uprawnienia użytkownika”

Aby uprościć przypisywanie uprawnień, przycisk „ Kopiuj uprawnienia (2) ” można wykorzystać do skopiowania uprawnień innego użytkownika, który został już utworzony.

Po wybraniu użytkownika, do którego mają zostać przeniesione uprawnienia w przeglądzie użytkowników i kliknięciu lewym przyciskiem myszy przycisku „Kopiuj uprawnienia”, otwiera się okno dialogowe „Kopiuj uprawnienia użytkownika”. To okno dialogowe zawiera listę wszystkich użytkowników już utworzonych w SmartNotes, z których można skopiować uprawnienia. Po wybraniu żądanego użytkownika lewym przyciskiem myszy, uprawnienia można skopiować za pomocą przycisku „Kopiuj uprawnienia”. Pojawi się monit o potwierdzenie z pytaniem, czy bieżące uprawnienia użytkownika do edycji powinny zostać usunięte przed procesem kopiowania. Jeżeli pierwotne uprawnienia nie zostaną usunięte, aktualne uprawnienia użytkownika zostaną uzupełnione o nowe uprawnienia do skopiowania. Jest to szczególnie ważne, jeśli użytkownik ma obecnie więcej uprawnień niż użytkownik, którego uprawnienia mają zostać skopiowane. Zarządzanie uprawnieniami

Aby tymczasowo zastosować zmiany, możesz kliknąć w przeglądzie użytkownika. Użytkownik jest wtedy wyświetlany w przeglądzie jako niebieski wpis.

Pobieranie użytkowników z ActiveDirectory

SmartNotes umożliwia użytkownikom SmartNotes przejęcie AcitveDirectory. Dla każdego użytkownika domeny tworzony jest odpowiedni użytkownik SSO SmartNotes. Odbywa się to poprzez połączenie grup użytkowników z grupami ActiveDirectory. Zobacz rozdział „ Utwórz grupę anknüpfen w Active Directory ”.

Usuń użytkownika

 Aby usunąć istniejącego użytkownika, można go wybrać w przeglądzie użytkowników lewym przyciskiem myszy i usunąć za pomocą przycisku „ Usuń wybrany wpis ”.

W wyświetlonym komunikacie bezpieczeństwa „Usuń użytkownika” należy ponownie potwierdzić proces usuwania. Dalsze potwierdzanie lub zapisywanie za pomocą przycisku „Zapisz” w kreatorze zarządzania użytkownikami nie jest konieczne, ponieważ zmiana jest automatycznie przenoszona do „Przeglądu użytkowników”.

W SmartNotes można tworzyć i zarządzać dowolną liczbą grup. Ponadto do każdej grupy można przypisać użytkowników. 

Grupy służą do łączenia zadań i związanych z nimi uprawnień, a tym samym upraszczają zarządzanie uprawnieniami w SmartNotes.

Administrację grupami można znaleźć w kreatorze w zakładce „ Administracja grupami ”.

Kreator może służyć do tworzenia nowych grup, edycji i usuwania istniejących grup oraz przypisywania użytkowników do poszczególnych grup. W „ Przeglądzie grup (1) ” wyświetlane są wszystkie dotychczas utworzone grupy wraz z ich nazwą i opisem. Po kliknięciu na grupę, przypisani użytkownicy są wyświetlani w przeglądzie „ Przypisani użytkownicy (2) ”. Ponadto dalsze szczegółowe informacje o wybranej grupie są wyświetlane w dolnym obszarze asystenta pod „ Szczegóły grupy (3) ”.

Przycisk „Zapisz” służy do ostatecznego zapisania dokonanych zmian. Szare wpisy na listach pojawiają się wtedy w przeglądach jako czarne, a zapis jest dodatkowo potwierdzany notatką.

Gdy zarządzanie grupami jest zakończone, asystenta można opuścić, klikając przycisk „Zamknij”.

Utwórz nową grupę

 Do stworzenia nowej grupy służy przycisk „ Utwórz nowy wpis (4) ”.

W obszarze asystenta „Przypisani użytkownicy” po lewej stronie nazw utworzonych użytkowników pojawia się pole wyboru. Można tego użyć do wybrania użytkowników, którzy zostaną przypisani do nowej grupy.

W dolnym obszarze asystenta nazwę grupy i opis grupy można utworzyć w „Szczegóły grupy”. Jeśli nazwa grupy nie zostanie określona, obok pola tekstowego pojawi się odpowiedni komunikat. Przy nadawaniu imienia apostrof ['] nie może być jedynym znakiem. Ponadto nazwa musi składać się z co najmniej trzech znaków.

Aby tymczasowo przenieść nową grupę do przeglądu grupy, kliknij przegląd grupy i potwierdź okno dialogowe „Zapisz”, które się pojawi. Alternatywnie można bezpośrednio użyć przycisku „Dodaj do listy”. Nowa grupa pojawi się wtedy jako niebieski wpis w przeglądzie grup.

Skopiuj grupę

 Aby skopiować grupę, która została już utworzona, możesz kliknąć przycisk „ Kopiuj zaznaczenie (5) ” po wybraniu jej w przeglądzie grup lewym przyciskiem myszy.

Należy zaznaczyć, że funkcja ta w dużej mierze odpowiada utworzeniu nowej grupy, z tym że nowo utworzonej grupie dodatkowo nadawane są uprawnienia kopiowanej grupy użytkowników. Wybrana grupa nie jest faktycznie kopiowana, ale używana tylko jako szablon. Oznacza to, że żaden użytkownik przypisany do kopiowanej grupy nie jest kopiowany. Dalsza procedura odpowiada opisowi w rozdziale „ Tworzenie nowej grupy ”.

Edytuj grupę

 Aby edytować grupę, która została już utworzona, po wybraniu jej lewym przyciskiem myszy w przeglądzie grup, użyj przycisku „ Edytuj wybrany wpis ”, aby przejść do trybu edycji. Alternatywnie, żądaną grupę można również przełączyć w tryb edycji, klikając dwukrotnie nazwę grupy.

Członkowie grupy mogą być następnie edytowani w obszarze „Przypisani użytkownicy”. W obszarze asystenta „Szczegóły grupy” można również dostosować nazwę grupy i opis grupy.

W obszarze „Przypisani użytkownicy” dodatkowe kolumny, takie jak imię i nazwisko, można wyświetlić za pomocą menu kontekstowego. Po kliknięciu prawym przyciskiem w polu „Przypisani użytkownicy” pojawia się lista wyboru z odpowiednimi opcjami wyświetlania.

Przycisk „Kopiuj uprawnienia grupy”

Po wybraniu grupy w przeglądzie grup możliwe jest przeniesienie do niej uprawnień już utworzonej grupy za pomocą przycisku „Kopiuj uprawnienia grupowe”. Pojawi się przegląd zawierający listę wszystkich grup utworzonych w SmartNotes. Po wybraniu żądanej grupy lewym przyciskiem myszy, uprawnienia można skopiować za pomocą przycisku „Kopiuj uprawnienia grupy”. Zostaniesz poproszony o potwierdzenie, czy bieżące uprawnienia edytowanej grupy powinny zostać najpierw usunięte. Jeśli oryginalne uprawnienia nie zostaną usunięte, nowe uprawnienia do skopiowania zostaną dodane do bieżących uprawnień grupy. Jest to szczególnie ważne, jeśli grupa ma obecnie więcej uprawnień niż grupa, której uprawnienia mają zostać skopiowane. Więcej informacji znajduje się w rozdziale „Zarządzanie uprawnieniami”.

Aby tymczasowo zastosować zmiany, możesz kliknąć w przeglądzie grupy, grupa zostanie wówczas wyświetlona jako niebieski wpis w przeglądzie.

Połącz grupę z Active Directory 

SmartNotes umożliwia łączenie grup użytkowników z centralnie sterowanymi grupami domen. Ma to następujące zalety:

• Ta sama struktura organizacyjna na poziomie domeny i SmartNotes
• Automatyczne przyjęcie użytkowników domeny jako użytkowników SSO SmartNotes
• Automatyczne aktualizowanie członków grupy z ActiveDirectory

Synchronizacja AD powinna zostać aktywowana i skonfigurowana przez administratora.

Nowa grupa może bezpośrednio uzyskać wszystkie właściwości, a także członkostwa z AD. Uzyskuje się to poprzez naciśnięcie przycisku „Z ActiveDirectory”.

Ten przycisk staje się widoczny po przełączeniu do trybu „Utwórz grupę”. Poniższe okno dialogowe pokazuje wszystkie znalezione grupy ActiveDirectory do wyboru. Tutaj można wybrać grupę, która ma być połączona i potwierdzić, klikając „Wybierz”.

Użytkownicy z wybranej grupy AD mogą zostać całkowicie przejęci lub odpowiednia grupa SmartNotes może być przypisana tylko do użytkowników, którzy wcześniej istnieli w SmartNotes. Wyboru tego można dokonać w następnym oknie dialogowym za pomocą przycisków „Tak” i „Nie”.

Przypisanych użytkowników można proaktywnie aktualizować w oknie dialogowym Zarządzanie grupami w ActiveDirectory. W przeciwnym razie dzieje się to automatycznie po każdym ponownym uruchomieniu serwera SmartNotes. Ręczną aktualizację można zainicjować przyciskiem „Aktualizuj powiązania”.

Grupa SmartNotes połączona z AD automatycznie przejmuje nazwę grupy ActiveDirecory, której nie można już dostosować ręcznie. Podobnie, członkostwa w grupach nie można już dostosowywać ręcznie.

Połączenie z AD można przerwać indywidualnie dla każdej grupy za pomocą przycisku „Odłącz ActiveDirectory”. Wszyscy użytkownicy pozostają przypisani do tej grupy, ale można ich teraz dodawać lub usuwać ręcznie.

Możliwe jest również podłączenie istniejącej grupy do ActiveDirectory. Ta grupa musi być ustawiona na „w toku”, a przycisk „Połącz z ActiveDirectory” musi być wciśnięty.

Usuń grupę

 Aby usunąć istniejącą grupę, można ją wybrać w przeglądzie grup i usunąć za pomocą przycisku „Usuń wybrany wpis”.

W wyświetlonym monicie zabezpieczeń „Usuń grupę użytkowników” należy ponownie potwierdzić proces usuwania. Dalsze potwierdzanie lub zapisywanie za pomocą przycisku „Zapisz” nie jest konieczne, ponieważ zmiana jest automatycznie przenoszona do przeglądu grup.

Koncepcja Ról

Oprócz grup, SmartNotes oferuje również możliwość tworzenia dowolnej liczby ról. W przeciwieństwie do grup, do których można przypisać użytkowników, a następnie przypisać im uprawnienia, rola odzwierciedla pakiet uprawnień. Dlatego grupy łączą użytkowników, podczas gdy role łączą uprawnienia. Przewaga ról nad grupami jest szczególnie widoczna, gdy role są zmieniane później i tworzone są raporty. Role są używane do grupowania autoryzacji, co upraszcza administrowanie autoryzacjami w SmartNotes.

Z pomocą asystenta można tworzyć nowe role, istniejące role można kopiować, edytować lub usuwać.

W „ Przypisaniu ról ” wszystkie utworzone do tej pory role są wyświetlane wraz z nazwą i opisem. W sekcji „ Administracja rolami” do utworzonych ról przypisywane są żądane uprawnienia.

Na karcie „ Przypisanie ról ” użytkownicy lub grupy użytkowników można następnie przypisać do ról w następnym kroku. Możesz wybrać, którzy użytkownicy mają pełnić daną rolę. Możliwy jest wybór pola scalania. Grupy można również wybrać. Można zatem określić, które grupy przyjmują jakie role.

Przycisk „Zapisz” służy do ostatecznego zapisania dokonanych zmian. Szare wpisy na listach pojawiają się wtedy w przeglądach jako czarne, a zapis jest dodatkowo potwierdzany notatką.

Kiedy zarządzanie rolami zostało zakończone, asystenta można opuścić, klikając przycisk „Zamknij”.

Utwórz nową rolę

 Przycisk „ Utwórz nową rolę (2) ” służy do tworzenia nowej roli.

Otworzy się nowe okno z właściwościami roli. W tym miejscu można wprowadzić nazwę roli i opis roli. Jeśli nie wprowadzisz nazwy roli, obok pola tekstowego pojawi się odpowiedni komunikat. Apostrof ['] nie może być jedynym znakiem w przypisaniu imienia. Ponadto nazwa musi składać się z co najmniej trzech znaków.

Kliknij „OK”, aby przenieść nową rolę do przeglądu roli. Kliknij „Zapisz”, aby zapisać rolę.

System wyświetla komunikat o błędzie, jeśli nazwa jest krótsza niż 3 znaki lub dłuższa niż 100 znaków.

Skopiuj rolę

 Aby skopiować rolę, która została już utworzona, możesz użyć przycisku „ Kopiowanie roli (3) ” po wybraniu jej lewym przyciskiem myszy w przeglądzie roli.

Edytuj rolę

 Aby edytować już utworzoną rolę, po wybraniu jej lewym przyciskiem myszy w przeglądzie roli, użyj przycisku „Edytuj wybrany wpis (4)”, aby przejść do trybu edycji.

Następnie możesz edytować nazwę i opis roli.

Usuń rolę

 Aby usunąć już utworzoną rolę, zaznacz ją lewym przyciskiem myszy w przeglądzie roli i kliknij przycisk „ Usuń (5) ”.

Przypisywanie uprawnień do ról

W sekcji „ Administrowanie rolami ” wymienione są „ Dostępne uprawnienia (1) ”. Również tutaj widok uprawnień można dowolnie zmieniać między „Listą zgrupowaną” a „Listą hierarchiczną”.

Kliknięcie lewym przyciskiem myszy odpowiednich uprawnień u dołu „ Przeglądu ról (2) ” powoduje wyświetlenie roli, która ma uprawnienia w odniesieniu do odpowiedniej pozycji na liście.

W tym miejscu można przypisać uprawnienia Czytelnika, Zapisującego i Administratora, podobnie jak w przypadku administrowania uprawnieniami.

Przydzielanie ról na różnych poziomach

Role można przypisywać na poziomie globalnym, na poziomie dokumentu i na poziomie rozdziału.

Przypisanie roli na poziomie globalnym odbywa się poprzez „ Przypisanie roli ” w sekcji „ Administracja użytkownikami ”.

Role są przypisywane na poziomie dokumentu w „ Zarządzaniu dokumentami ”.

Aby przypisać użytkownikowi określoną rolę, dokument musi zostać poddany edycji (1). Kliknięcie klawisza (2) otwiera zarządzanie uprawnieniami na poziomie dokumentu.

Na karcie „Przypisanie ról” użytkownikom można przypisać odpowiednie role dla odpowiedniego dokumentu.

Klikając na Zapisz zmiany zostaną zaakceptowane.

Wreszcie możliwe jest przypisanie użytkownikom różnych ról na poziomie rozdziału. Przypisywanie ról na poziomie rozdziału odbywa się poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy odpowiedniego rozdziału (można wybrać i edytować kilka rozdziałów w tym samym czasie) i otwarcie zarządzania uprawnieniami.

Przypisywanie ról również odbywa się tutaj na karcie „Przypisanie ról”.

Praca z SmartNotes jest dozwolona tylko dla zarejestrowanych użytkowników [z hasłem] w celu ochrony danych i dokumentów przechowywanych w programie przed nieautoryzowanym dostępem. Hasłami użytkowników zarządza się w programie SmartNotes za pomocą Kreatora zarządzania użytkownikami i Kreatora zmiany hasła. Obie procedury opisano w tym rozdziale.

Przypisywanie haseł nowo utworzonym użytkownikom

Jeśli w SmartNotes zostanie utworzony nowy użytkownik, istnieją dwa sposoby przypisania hasła. Zależy to od decyzji, czy nowy użytkownik zostanie utworzony jako użytkownik jednokrotnego logowania, czy nie.

Procedura tworzenia nowego użytkownika została opisana w rozdziale „ Zarządzanie użytkownikami ”.

Podczas tworzenia nowego użytkownika dostępne jest pole wyboru „Utwórz użytkownika SSO [bez hasła]”. Określa to, w jaki sposób nowy użytkownik musi zalogować się do SmartNotes. Poniżej opisano oba warianty:

Tworzenie nowego użytkownika z logowaniem SSO

Pole wyboru „Utwórz użytkownika SSO [bez hasła]” umożliwia utworzenie użytkownika jako użytkownika jednokrotnego logowania. Oznacza to, że po uruchomieniu programu SmartNotes oddzielne logowanie z nazwą użytkownika i hasłem nie jest konieczne, ale logowanie odbywa się automatycznie za pomocą identyfikatora Windows. Aby móc korzystać z logowania SSO, należy je jawnie włączyć na serwerze.

Tworzenie nowego użytkownika bez logowania SSO

Jeśli nie jest używane logowanie jednokrotne, nowy użytkownik musi przypisać swoje początkowe hasło przy pierwszym logowaniu przed uruchomieniem programu. W tym celu nowy użytkownik używa przypisanej mu nazwy użytkownika zarówno jako nazwy logowania, jak i hasła. Następnie użytkownik jest proszony o ustawienie nowego hasła.

Zresetuj hasło

Jeżeli hasło utworzonego użytkownika ma zostać zresetowane, należy je edytować w administracji użytkownikami.

Procedura edycji utworzonego użytkownika została opisana w rozdziale „ Zarządzanie użytkownikami ”.

Przycisk „ Resetuj hasło ” jest dostępny w trybie edycji. Ten przycisk służy do resetowania hasła użytkownika, które musi zostać ponownie potwierdzone monitem bezpieczeństwa. Dodatkowo włączone jest pole tekstowe dla nazwy użytkownika, które można następnie zmienić. Następnie użytkownik, którego dotyczy problem, zostanie poproszony o przypisanie nowego hasła przy następnym logowaniu.

Zmiana haseł

Zalogowani użytkownicy mogą zresetować swoje hasło SmartNotes za pomocą kreatora „Zmień hasło” i zastąpić je nowym hasłem. Kreator zmiany hasła SmartNotes można znaleźć w pozycji menu „ Użytkownik ” i można do niego uzyskać dostęp za pomocą podpunktu „ Zmień hasło ”. Alternatywnie przycisk „ Zmień hasło ” znajduje się na pasku narzędzi.

Pozycja menu dotycząca zarządzania hasłami jest zawsze wyświetlana dla każdego użytkownika, więc nie trzeba jej osobno aktywować poprzez uprawnienia.

W ramach koncepcji bezpieczeństwa w SmartNotes zarówno bieżące hasło, jak i powtórzenie nowego hasła są wymagane w celu zmiany hasła. Gwarantuje to, że tylko sam użytkownik może zmienić swoje hasło i że nie ma problemu z nowym hasłem [np. Z powodu literówki]. Jeśli nowe hasło nie zgadza się z powtórzeniem, kreator wyświetli ostrzeżenie „ Te dwa hasła nie są identyczne! ”.

Jeżeli aktualne hasło, nowe hasło i powtórzenie nowego hasła zostaną wprowadzone w asystencie, to zmianę hasła można zaakceptować przyciskiem „OK”. W przypadku odrzucenia [wprowadzonych] zmian, asystenta można zamknąć przyciskiem „Anuluj” i nadal obowiązuje aktualne hasło użytkownika.

SmartNotes zawiera kompleksowy i szczegółowy system autoryzacji, który umożliwia zarówno kompleksowe i międzydokumentowe przypisywanie uprawnień, jak również szczegółowe przypisywanie praw związanych z rozdziałami lub statusami.

Tak więc na przykład możliwe jest ograniczenie do pewnych kategorii zezwoleń, takich jak wyłączne prawo do czytania lub połączenie wszystkich wcześniej wymienionych punktów. Szczegółowe wyjaśnienie koncepcji autoryzacji zostanie podane w kolejnych rozdziałach.

SmartNotes wykorzystuje ulepszoną koncepcję autoryzacji w aktualnej wersji, co pociąga za sobą pewne zmiany w sposobie utrzymywania autoryzacji.

Na przykład uprawnienia dotyczące całego statusu nie są już administrowane w ramach zarządzania statusem, ale wraz z uprawnieniami globalnymi w ramach ogólnosystemowego zarządzania uprawnieniami [lub autoryzacjami obejmującymi cały dokument w zarządzaniu dokumentami].

• Wprowadzenie do zarządzania uprawnieniami
• Uwzględnienie kategorii autoryzacji
• Kategorie zezwoleń
• Dostępne uprawnienia
• Poziomy autoryzacji
• Wcielenie pozwolenia
  

Wprowadzenie do zarządzania uprawnieniami

Autoryzacje w SmartNotes są oparte na różnych poziomach autoryzacji, które są częściowo ze sobą powiązane.

Poziomy różnią się

• Prawa w całym systemie
• Prawa dotyczące całego dokumentu
• Prawa na cały rozdział

które budują się kaskadowo na sobie.

Z drugiej strony istnieją zezwolenia dotyczące całego statusu (zależne), które odnoszą się do statusów użytych w dokumencie.

Ponadto istnieją uprawnienia, które są samodzielne i można je przypisywać niezależnie od wcześniej wymienionych poziomów uprawnień.

Ze względu na dużą szczegółowość ustawień autoryzacji, należy wziąć pod uwagę interakcję uprawnień [np. W odniesieniu do widoczności menu za pośrednictwem autoryzacji dialogowych], jak opisano powyżej.

Udzielonej autoryzacji nie można użyć, jeśli odpowiednie menu nie jest wyświetlane lub nie można jej wywołać z powodu niższej kategorii uprawnień w innym obszarze [patrz poniżej Autoryzacja oparta na najniższym wspólnym mianowniku].

---

Prawa ogólnosystemowe - przykład 1:

Zestaw uprawnień:

• Czytnik dokumentów
• Okno dialogowe: Administracja dokumentami

Uprawnienie „Czytnik dokumentów” zapewnia podstawowy dostęp do odczytu wszystkich dokumentów SmartNotes.

„Okno dialogowe: Administracja dokumentami” zapewnia dostęp do zarządzania dokumentami, w którym można zarządzać dokumentami SmartNotes [pozycja menu Dane podstawowe - pozycja podmenu Dokumenty].

Wynik:

Ponieważ na poziomie globalnym przypisano tylko uprawnienia do odczytu dokumentów, przyciski do tworzenia, edycji lub usuwania dokumentów są wyszarzone.

Aby móc korzystać z tych funkcji, użytkownik musi mieć przynajmniej uprawnienia do zapisu [Documents Writer] dla dokumentów.

---

Prawa ogólnosystemowe - przykład 2:

Zestaw uprawnień:

• Administrator dokumentów
• Okno dialogowe: Administracja dokumentami 

W przeciwieństwie do poprzedniego przykładu, uprawnienie „Administrator dokumentów” przyznaje prawa do odczytu, edycji i usuwania w ramach zarządzania dokumentami. Zostaną wyświetlone powiązane przyciski.

Wynik:
Ponieważ uprawnienia administracyjne zostały przypisane do poziomu dokumentu, użytkownik może przejść do trybu edycji dokumentu. Tutaj można edytować szczegóły dokumentu i zachować uprawnienia do odpowiedniego dokumentu.

Ogólnie rzecz biorąc, uprawnienie Document Writer wystarczyłoby w tym momencie, aby przejść do trybu edycji dokumentów. [patrz rozdział „ Kategorie zezwoleń “].

---

Autoryzacje niezależne od statusu 

Autoryzacje niezależne od statusu to te autoryzacje, na które nie mają wpływu autoryzacje statusu. Obejmuje to na przykład raporty dostępne w SmartNotes.

W zasadzie wszystkie funkcje, które nie są bezpośrednio związane z rozdziałem, do którego można przypisać określony poziom statusu, są niezależne od statusu. Patrz „ Zarządzanie statusem ”.

Prawa ogólnosystemowe - przykład 3:

Zestaw uprawnień:

• Raport: walidacja

Wynik: 
Pozycja podmenu „Raport walidacji” jest wyświetlana w pozycji menu „Raporty”. Służy do wywołania raportu z walidacji aktualnie utworzonych w dokumencie.

---

Uprawnienia zależne od statusu 

Zezwolenia zależne od statusu to te zezwolenia, na które mają wpływ zezwolenia dotyczące całego statusu.

Może się to zdarzyć albo wyłącznie poprzez status, albo w połączeniu upoważnienia obejmującego cały status z autoryzacją na poziomie rozdziału, dokumentu lub całego systemu.

Uprawnienia zależne wyłącznie od statusu

Prawa ogólnosystemowe - przykład 4:

Zezwolenia czysto zależne od statusu to zezwolenia, które należy nadawać tylko dla całego statusu.

Poniższy przegląd przedstawia wszystkie uprawnienia, do których należy przypisać tylko zezwolenie na cały status.

Status

• Zmiana statusu [od]
• Zmiana stanu [do]

Zezwolenia nie tylko zależne od statusu

Zezwolenia nie tylko zależne od statusu to uprawnienia, które muszą być przyznane na poziomie rozdziału, dokumentu lub całego systemu, ale nadal są powiązane z poziomami statusu. Są to na przykład dokumenty Office.

Prawa ogólnosystemowe - przykład 5:

• Czytnik dokumentów
  
• Czytelnik rozdziałów
  

Autoryzacja dla całego systemu dla statusu „Raport zakończony” z zielonym kolorem stanu:

• Excel Reader
• Czytnik słów
• Czytnik programu PowerPoint

Wynik: 
w kokpicie wszystkie rozdziały są wyświetlane niezależnie od ich statusu; dla rozdziałów ze statusem „Raport zakończony” [zielony] wszystkie dokumenty Office są dodatkowo wyświetlane w trybie tylko do odczytu [ikona dokumentów Kancelarii jest zamknięta na kłódkę].

Wskazówki dotyczące Kategorii Uprawnień

Kategorie uprawnień do odczytu, zapisu i administratora odgrywają również rolę w interakcji między uprawnieniami dotyczącymi rozdziału, dokumentu i całego systemu, a uprawnieniami obejmującymi cały stan. Faktyczna autoryzacja użytkownika jest zawsze przypisywana na podstawie najwyższej kategorii autoryzacji na konkretnym poziomie uprawnień.

Jeśli, na przykład, użytkownikowi przypisane są prawa odczytu plików Word w całym systemie na poziomie statusu, ale jednocześnie prawa administratora dla plików Word są przypisane do całego dokumentu na tym samym poziomie statusu, użytkownik ma pełny dostęp do wszystkich Pliki Word, których rozdziały mają odpowiedni status. Jednak to nadpisanie ogólnosystemowych uprawnień do odczytu dotyczy tylko dokumentu SmartNotes z wyższym określonym uprawnieniem. W innych dokumentach SmartNotes, które nie są osobno autoryzowane, ale przejmują ogólnosystemowe przypisanie praw, nie ma to zastosowania.

Przykład:

Prawa systemowe :

• Czytnik dokumentów
• Czytelnik rozdziałów

Uprawnienia  w całym systemie dla stanu „Raport zakończony” z zielonym kolorem stanu:

• Excel Reader
• Czytnik słów

Prawa dotyczące całego dokumentu dla statusu „Raport zakończony” z zielonym kolorem stanu:

• Administrator programu Excel
• Czytnik słów
• Administrator programu PowerPoint

Wynik: 
w kokpicie wszystkie rozdziały są wyświetlane niezależnie od ich statusu. W przypadku rozdziałów ze statusem „Raport zakończony” [zielony] plik Excel z uprawnieniami administratora, plik Word z prawami do odczytu i plik PowerPoint są również wyświetlane z uprawnieniami administratora, chociaż na poziomie całego systemu nie są dostępne żadne uprawnienia PowerPoint .

---

---

Autoryzacje niezależne od statusu

Poniższy przegląd przedstawia wszystkie uprawnienia, do których należy przypisać zarówno zezwolenie dotyczące całego statusu, jak i rozdział, dokument lub autoryzację ogólnosystemową.

Excel, Word, PowerPoint

• Administrator
• Czytelnik
• Pisarz

ReportData

• ReportData Admin

ReportData Comments

• ReportData Comment Writer

Działanie układu słowa

• Administrator akcji układu Word
• Czytnik akcji układu Word
• Zapisujący działania układu Word

---

Administracja uprawnieniami

Kreator zarządzania poprawkami SmartNotes można znaleźć w pozycji menu „Użytkownik” i można do niego uzyskać dostęp za pomocą podpunktu „Centrum użytkownika”. Alternatywnie można użyć przycisku „Centrum użytkownika” na pasku narzędzi.

Administrację korekt można znaleźć w asystencie w zakładce „Zarządzanie uprawnieniami”.

Wyświetlając uprawnienia w przeglądzie „Dostępne uprawnienia”, możesz przełączać się między dwoma różnymi widokami. Lista zgrupowana i lista hierarchiczna.

Widoki są wywoływane z menu kontekstowego przeglądu uprawnień po kliknięciu prawym przyciskiem myszy. Aby przełączać się między różnymi widokami, żądany wybór można po prostu aktywować lewym przyciskiem myszy. Podczas zapisywania Kreatora uprawnień bieżące wyświetlanie listy jest również zapisywane, więc przy następnym wywołaniu Kreatora uprawnień dostępne uprawnienia zostaną ponownie wyświetlone w ten sam sposób.

 

Lista zgrupowana

Na pogrupowanej liście wszystkie dostępne uprawnienia są wyświetlane w kolejności alfabetycznej. Szczegóły struktury drzewa można wyświetlić lub ukryć, klikając lewym przyciskiem myszy znaki „+” i „-”. Alternatywnie, wszystkie wpisy można otwierać i zamykać za pomocą kombinacji klawiszy „Ctrl” i „+” lub „-”, jeśli wpis został wybrany wcześniej.

W strukturze drzewa wyświetlana jest również lista uprawnień, które można uwzględnić lub przypisać.

Lista hierarchiczna

Na liście hierarchicznej dostępne uprawnienia są pogrupowane tematycznie i pod odpowiadającymi im tematami nagłówkami. Szczegóły struktury drzewa można wyświetlić lub ukryć, klikając lewym przyciskiem myszy znaki „+” i „-”. Alternatywnie, wszystkie wpisy można otwierać i zamykać za pomocą kombinacji klawiszy „Ctrl” i „+” lub „-”, jeśli wpis został wybrany wcześniej.

Kategorie Uprawnień

SmartNotes udostępnia różne kategorie uprawnień w ramach administrowania uprawnieniami. Określają one, jakie funkcje może i może wykonywać użytkownik na różnych poziomach uprawnień.

Kategorie uprawnień są podzielone na uprawnienia „Odczyt”, „Zapis” i „Administrator” oraz uprawnienia „Prawa dostępu”.

Pierwsze trzy kategorie odnoszą się do określonych obiektów, takich jak dokumenty lub rozdziały. Można je odczytać, zapisać lub usunąć.

Kategoria Prawa dostępu odnosi się do uprawnień do wywoływania określonych funkcji. Jeśli na przykład prawo dostępu nie jest przypisane do wywoływania danych podstawowych, odpowiednie okno dialogowe nie jest wyświetlane ani na pasku menu, ani na pasku narzędzi i dlatego nie można go wywołać.

Dokładne współdziałanie między uprawnieniami, kategoriami uprawnień i poziomami uprawnień zawiera    „  Wprowadzenie do zarządzania uprawnieniami  ”.

Uprawnienia Odczytu

Uprawnienie do odczytu umożliwia użytkownikowi odczytywanie obiektów, dla których utworzono uprawnienie do odczytu. Nie ma możliwości edycji ani usuwania obiektów. Na przykład ikony dokumentów Office są wyposażone w kłódkę, aby wskazać nieistniejące prawo do zmiany.

Ikona odczytu autoryzacji - widok w administracji autoryzacji

Uprawnienie do odczytu w zarządzaniu dokumentami oznacza, że np. Otrzymujesz istniejące dokumenty wyświetlane do otwarcia, ale nie możesz utworzyć nowego dokumentu, edytować lub usunąć istniejącego.

Uprawnienia Zapisu

Autoryzacja do zapisu zawiera wszystkie prawa autoryzacji do odczytu. Ponadto użytkownik może edytować obiekty i tworzyć nowe obiekty. Nie ma możliwości usuwania obiektów. Na przykład przyciski do tworzenia i edycji dokumentów są wyświetlane w zarządzaniu dokumentami, ale przycisk do usuwania dokumentów nie.

Ikona autoryzacji zapisu - widok w administracji autoryzacji

Uprawnienie do zapisu w zarządzaniu dokumentami oznacza, że np. Otrzymujesz istniejące dokumenty wyświetlane do otwarcia, możesz stworzyć nowy dokument lub edytować istniejący, ale nie możesz usunąć dokumentu.

Uwaga:   w tym momencie dokumenty Office są wyjątkiem. Dzięki uprawnieniu do zapisu możliwa jest tylko edycja istniejących dokumentów Office. Jednak do tworzenia nowych dokumentów Excel, Word lub PowerPoint wymagane są odpowiednie uprawnienia administratora.

Uprawnienia administratora

Uprawnienie Administrator zawiera wszystkie prawa z uprawnieniem do zapisu. Ponadto użytkownik otrzymuje opcję usuwania i kopiowania dla autoryzowanych obiektów. Oprócz przycisków tworzenia i edycji uprawnienia administratora obejmują również przycisk usuwania i przycisk kopiowania.

Ikona autoryzacji administratora - widok w administrowaniu uprawnieniami

Uprawnienia administratora w zarządzaniu dokumentami to pełen dostęp do istniejących dokumentów (odczyt, zapis, usuwanie) oraz tworzenie nowego dokumentu.

Prawa Dostępu

Prawo dostępu umożliwia użytkownikowi wywoływanie określonych funkcji i raportów [np. Raport autoryzacji]. Prawa dostępu, które nie zostały przypisane, nie są dostępne jako wybór dla użytkownika i są albo wyszarzone, albo w ogóle nie są wyświetlane, w zależności od kontekstu. Na przykład tylko niektóre przyciski są wyświetlane na obrazie na pasku narzędzi, a pozycje menu „Dane podstawowe”, „Raporty” i „Narzędzia” są wyszarzone.

Uwaga:  Ikona Prawa dostępu odpowiada uprawnieniu administratora, ponieważ tylko jeden dostęp jest tu przyznawany lub zabroniony. W związku z tym nie ma dalszych gradacji.

Dostępne Uprawnienia